Το προτιμολόγιο στο Spread, είναι ένα πανομοιότυπο παραστατικό με ένα κανονικό π.χ. τιμολόγιο. Η διαφορά τους είναι ότι το προτιμολόγιο δεν θεωρείται έγκυρο ως παραστατικό προκειμένου να δηλωθεί από τον πελάτη ή τον προμηθευτή στα βιβλία εσόδων/εξόδων. Η λειτουργία του προτιμολογίου έχει την έννοια της προσφοράς. Για παράδειγμα, εάν υποθέσουμε ότι ήρθε ένας πελάτης στην επιχείρηση σας και σας ζήτησε μία προσφορά από ένα ή περισσότερα είδη, σε αυτήν την περίπτωση δημιουργούμε ένα νέο προτιμολόγιο. Ένα αντίτυπο κρατάτε οι ίδιοι και ένα ο πελάτης. Το εκάστοτε αντίτυπο του προτιμολογίου δεν κατατίθεται στη λογιστική για φορολογική ενημέρωση εσόδων/εξόδων. Απλά θεωρείται ως μία προσφορά.

Ως εκ τούτου, όταν εκδίδουμε ένα προτιμολόγιο, δεν έχει καμία επίδραση η αξία του στο υπόλοιπο του πελάτη μας, αλλά ούτε και στο απόθεμα των προϊόντων της αποθήκης. Η λογική της δημιουργίας του προτιμολογίου είναι, ότι το δημιουργούμε αφενός ως προσφορά και όταν επιστρέψει ο πελάτης και συμφωνήσει για την πώληση των ειδών/υπηρεσιών που αναφέρονται μέσα σε αυτό, προχωράμε σε μετασχηματισμό του προτιμολογίου. Ο μετασχηματισμός θα το μετατρέψει σε κανονικό παραστατικό και ως εκ τούτου, τη δεδομένη ημερομηνία και ώρα που θα επιλέξουμε να το μετασχηματίσουμε, θα επηρεαστούν αναλόγως και το απόθεμα της αποθήκης αλλά και το υπόλοιπο του πελάτη.

Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα προτιμολογίων στο Spread, μπορούμε αφενός να συγκρίνουμε και τιμές, όπως επίσης και να δούμε ποιά είναι μετασχηματισμένα ή όχι και να επικοινωνήσουμε με τους πελάτες μας ώστε να εξακριβώσουμε το λόγο για τον οποίο δεν έχουν προχωρήσει στην αγορά των προϊόντων/ειδών της προσφοράς μας.

Η φόρμα του Νέου Προτιμολογίου είναι πανομοιότυπη με τις υπόλοιπες φόρμες τιμολόγησης. Η διαφορά είναι ότι εδώ μιλάμε για προτιμολόγια. Θα πρέπει, επιπλέον των κινήσεων που θα κάναμε για ένα κανονικό παραστατικό, να συμπληρώσουμε και την ημερομηνία λήξης του προτιμολογίου (δηλαδή μέχρι πότε ισχύει η προσφορά μας).

Στη συνέχεια, μέσω του εντύπου, στον πελάτη αποστέλεται πέραν του προτιμολογίου, ένα συνοδευτικό έντυπο προσφοράς το οποίο το Spread επισυνάπτει στο e-mail ή στην εκτύπωση για λογαριασμό μας. Το συνοδευτικό έντυπο προσφοράς είναι προσυμπληρωμένο από το ίδιο το Spread με μεταβλητά πεδία και διαστήματα ώστε να είναι εντελώς αυτοματοποιημένο στις παραμέτρους και δεδομένα του κάθε πελάτη σας! Μπορείτε παρά ταύτα να αλλάξετε τα προκαθορισμένα κείμενα του εντύπου σε κάτι άλλο, το οποίο αντανακλά καλύτερα τις δικές σας ανάγκες από τη φόρμα 'Εταιρεία'.

Όταν ο πελάτης μας αποδεχτεί την προσφορά μας, τότε μπορούμε να κάνουμε Μετασχηματισμό Προτιμολογίου σε κανονικό παραστατικό με αρίθμηση κλπ, μέσω της φόρμας Λίστα Προτιμολογίων.

Στο κάτω μέρος του εντύπου υπάρχουν κουμπιά για εκτύπωση, e-mail στον πελάτη και αποθήκευση σε pdf μορφή. Η αποθήκευση σε pdf μορφή σκοπό έχει να συνεχίσετε με άλλα προτιμολόγια στον ίδιο πελάτη και να επισυνάψετε (χειροκίνητα αυτή τη φορά) στο Microsoft Outlook τα υπόλοιπα έντυπα (σε περίπτωση που θέλετε να αποστείλετε όλα τα προτιμολόγια σε ένα και μόνο e-mail). 

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς λειτουργούν οι φόρμες των παραστατικών στο Spread, μπορείτε να επισκεφτείτε την σελίδα Νέο Παραστατικό Αγορών ή Νέα Τιμολόγηση. Η διαδικασία είναι ακριβώς η ίδια, με μόνες διαφορές ότι για το προτιμολόγιο ισχύουν τα εξής:

• Δεν καταχωρείται η κίνηση ως παραστατικό, δεν αλλάζει τιμή το λογιστικό υπόλοιπο του πελάτη ή το απόθεμα των ειδών/προϊόντων της αποθήκης, ούτε και παίρνει αρίθμηση το παραστατικό. Ο αριθμός του παραστατικού που εμφανίζεται στη φόρμα είναι καθαρά πλασματικός (ενδεικτικός)
• Στη φόρμα του προτιμολογίου θα πρέπει να συμπληρώσετε και ημερομηνία λήξης του προτιμολογίου (το προτιμολόγιο λειτουργεί σαν προσφορά)
• Όταν θέλετε να εκτυπώσετε το προτιμολόγιο ή να το αποστείλετε με e-mail στον παραλήπτη του μέσω του Outlook, θα υπάρξει και το συνοδευτικό έντυπο της προσφοράς. Για να τροποποιήσετε τα κείμενα του εντύπου της προσφοράς, μπορείτε να τα αλλάξετε από τη φόρμα 'Εταιρεία', επιλέγοντας από την κορδέλα το μενού  Βοηθητικά. Μπορείτε επίσης να επισκεφτείτε και την σελίδα 'Γενικές Ρυθμίσεις' για περισσότερες πληροφορίες.

Το προτιμολόγιο θα μετασχηματιστεί σε κανονικό παραστατικό μέσω της φόρμας 'Λίστα Προτιμολογίων'. 

Στη φόρμα "Λίστα Προτιμολογίων" μπορείτε να έχετε μία άμεση πληροφόρηση για όλα τα προτιμολόγια που έχετε δημιουργήσει και αφορούν τους πελάτες σας. Μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα βάση των ετικετών της, όπως επίσης και σε οποιαδήποτε άλλη λίστα. Για παράδειγμα, κάνοντας κλικ στην ετικέτα 'Ημερομηνία' (όπου η στήλη δείχνει τις ημερομηνίες καταχώρησης των προτιμολογίων που έχετε δημιουργήσει), η λίστα θα ταξινομηθεί με βάση την ημερομηνία του κάθε προτιμολογίου, είτε από την νεότερη ημερομηνία επάνω και την παλαιότερη κάτω, είτε αντιστρόφως. Το ίδιο γίνεται και με τις υπόλοιπες ετικέτες της λίστας.

Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε τις εμφανίσεις της λίστας με δύο τρόπους. Ο ένας είναι προφανής. Επιλέγετε π.χ. το πεδίο Μήνας και σας εμφανίζονται όλα τα προτιμολόγια με ημερομηνία καταχώρησης μέσα στο διανυόμενο μήνα. Εναλλακτικά μπορείτε εσείς να δηλώσετε από ποιά ημερομηνία έως ποια να εμφανιστούν τα αντίστοιχα προτιμολόγια σας. Ο άλλος τρόπος είναι η στιγμιαία αναζήτηση (Instant Search) όπου κατά την πληκτρολόγηση φιλτράρονται και τα αποτελέσματα της λίστας.

Την φιλτραρισμένη λίστα (ή την μη φιλτραρισμένη), μπορείτε να την εξάγετε απευθείας σε PDF μορφή μέσω του κουμπιού "Εξαγωγή Λίστας σε Αρχείο". Το πρόγραμμα θα σας ειδοποιήσει ως προς την διαδρομή όπου εξήχθη το αρχείο PDF. Μπορείτε επίσης, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εκτύπωση Λίστας" να λάβετε μία έκθεση έτοιμη για εκτύπωση/email. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί "Λεπτομέρειες Εγγραφής", θα σας ανοίξει η έκθεση "Έντυπο Προτιμολογίου", όπου μπορείτε να δείτε τα στοιχεία του, να το εκτυπώσετε ή να το αποστείλετε στον παραλήπτη του με e-mail. Το κουμπί "Νέο Προτιμολόγιο" θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε ένα νέο προτιμολόγιο για κάποιον πελάτη σας. Το κουμπί "Διαγραφή Προτιμολογίου" θα διαγράψει την επιλεγμένη εγγραφή της λίστας. Το κουμπί "Επεξεργασία Προτιμολογίου", θα σας δώσει τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε το επιλεγμένο προτιμολόγιο της λίστας. Το κουμπί "Αντιγραφή Προτιμολογίου" σας δίνει τη δυνατότητα να αντιγράψετε ένα ήδη καταχωρηθέν προτιμολόγιο σε ένα νέο με την τρέχουσα ημερομηνία (δημιουργία διπλοτύπου δηλαδή). Το κουμπί "Μετασχηματισμός Προτιμολογίου", μετατρέπει το επιλεγμένο προτιμολόγιο σε κανονικό παραστατικό πωλήσεων.

Έχει προστεθεί η δυνατότητα πολλαπλής επιλογής στη Λίστα Προτιμολογίων. Μπορείτε να διαγράψετε μαζικά όσα προτιμολόγια επιθυμείτε όπως επίσης και να δημιουργήσετε αντίγραφα τους (με νέα ημερομηνία και ώρα) χρησιμοποιώντας τα πλαίσια χειρισμού μαζικής επιλογής. Ο μαζικός μετασχηματισμός προτιμολογίων σε παραστατικά πωλήσεων δεν είναι διαθέσιμος όπως θα διαπιστώσετε.

Στο κάτω μέρος της λίστας μπορείτε να δείτε και το υπόμνημα όπως σε σχεδόν όλες τις λίστες του προγράμματος, όπως επίσης και σημαντικές υπενθυμίσεις π.χ. για έκδοση παραστατικών συμβάσεων, είσπραξη επιταγών κλπ.

Για να δημιουργήσουμε μία Νέα Σύμβαση Πελάτη πρώτα κάνουμε κλικ στην κορδέλα στο σημείο όπου λέει "Συμβάσεις Πελατών". Έτσι ενεργοποιούμε τα κουμπιά της κορδέλας για τις συμβάσεις πελατών. Κατόπιν, κάνουμε κλικ στο κουμπί "Νέα Σύμβαση Πελάτη", όπου με αυτόν τον τρόπο ανοίγει η φόρμα "Καρτέλες Συμβάσεων Πελατών". Ακολουθούμε τα βήματα όπως φαίνονται στη φόρμα (δείτε τη φωτογραφία του άρθρου).

• Πρώτα δίνουμε μία Περιγραφή για την σύμβαση μας, τον πελάτη που αφορά και τέλος ορίζουμε από πότε έως πότε θα ισχύει η σύμβαση.
• Κατόπιν ορίζουμε τα επαναλαμβανόμενα διαστήματα της σύμβασης μας. Δηλαδή αν θέλουμε να εκδίδουμε ένα παραστατικό κάθε μήνα για τον πελάτη μας, επιλέγουμε το "Κάθε Μήνα" ως επαναλαμβανόμενο διάστημα και συμπληρώνουμε το σύνολο των παραστατικών που θα εκδοθούν.
• Πιέζουμε το κουμπί "Προτεινόμενες Ημερομηνίες". Το πρόγραμμα θα συμπληρώσει αυτόματα τις ημερομηνίες έκδοσης για το κάθε παραστατικό που θα εκδόσουμε για τον πελάτη μας. 
• Ελέγχουμε τις ημερομηνίες ότι ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις μας. Εάν επιθυμούμε να διαγράψουμε κάποια, απλά την σβήνουμε την από το αντίστοιχο πεδίο. Εάν επιθυμούμε να προσθέσουμε κάποια στο μεσοδιάστημα της ισχύος της σύμβασης, συμπληρώνουμε ένα νέο πεδίο ημερομηνίας από τα διαθέσιμα. Εάν επιθυμούμε να τροποποιήσουμε κάποια, μπορούμε να το κάνουμε πράξη αλλάζοντας την τιμή της ημερομηνίας στο αντίστοιχο πεδίο.

Ένα ακόμη παράδειγμα: Θα μπορούσαμε να δημιουργήσουμε μία σύμβαση με εύρος ημερομηνιών από 01/06/2017 έως και 31/12/2017. Παραστατικό για αυτήν την σύμβαση θα πρέπει να εκδίδεται (κατόπιν συμφωνίας με τον πελάτη), κάθε π.χ. μήνα. Δηλαδή ο πελάτης μας, θα τιμολογείται κάθε μήνα. Επιλέγουμε σαν Επαναλαμβανόμενο Διάστημα το "Κάθε Μήνα". Τέλος, λέμε ότι θα εκδώσουμε 6 παραστατικά στο σύνολο για αυτήν την σύμβαση, δηλαδή το τελευταίο παραστατικό θα πρέπει να εκδωθεί στις 01/12/2017.

Κάνοντας κλικ στην Καταχώρηση, ανοίγει μία όμοια φόρμα με τη Νέα Τιμολόγηση, η οποία και έχει τίτλο "Υπόδειγμα Παραστατικού Σύμβασης". Εκεί, δημιουργούμε το παραστατικό το οποίο θα κλωνοποιηθεί (δημιουργία διπλοτύπων) αυτομάτως από το Spread για τις ημερομηνίες εκτέλεσης της σύμβασης (τις προτεινόμενες ημερομηνίες). Με αυτόν τον τρόπο γλυτώνουμε πολλές ανθρωποώρες αφού η τιμολόγηση με τις συμβάσεις πελατών ολοκληρώνεται με το πάτημα ελάχιστων κουμπιών, του ποντικιού κυρίως.

Το Spread, όταν πλησιάζουν ή έχουν παρέλθει οι ημερομηνίες αυτές, θα σας ενημερώνει. Το ίδιο ισχύει και όταν πλησιάζουν οι ημερομηνίες λήξεως κάποιας σύμβασης. Μπορείτε να ελέγξετε ανά πάσα στιγμή τις ημερομηνίες αυτές πηγαίνοντας είτε στη Λίστα Συμβάσεων Πελατών, είτε στη Λίστα Παραστατικών Συμβάσεων Πελατών αντίστοιχα. Από τη Λίστα Παραστατικών Συμβάσεων Πελατών θα δείτε και ποιά παραστατικά εκκρεμούν ως προς τον μετασχηματισμό τους, όπου μπορείτε να τα μετασχηματίσετε. Σημειώστε ότι έως ότου μετασχηματίσετε τα παραστατικά των συμβάσεων σε κανονικά παραστατικά, δεν επηρεάζεται ούτε το απόθεμα στην αποθήκη των ειδών που δηλώσατε στα παραστατικά της σύμβασης, ούτε και το λογιστικό υπόλοιπο του πελάτη σας.

Στη φόρμα "Λίστα Συμβάσεων Πελατών" μπορείτε να έχετε μία άμεση πληροφόρηση για όλες τις συμβάσεις που έχετε δημιουργήσει και αφορούν τους πελάτες σας. Μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα βάση των ετικετών της, όπως επίσης και σε οποιαδήποτε άλλη λίστα. Για παράδειγμα, κάνοντας κλικ στην ετικέτα 'Έναρξη' (όπου η στήλη δείχνει τις ημερομηνίες έναρξης των συμβάσεων που έχετε δημιουργήσει), η λίστα θα ταξινομηθεί με βάση την ημερομηνία έναρξης της κάθε σύμβασης είτε από την νεότερη ημερομηνία επάνω και την παλαιότερη κάτω, είτε αντιστρόφως. Το ίδιο γίνεται και με τις υπόλοιπες ετικέτες της λίστας.

Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε τις εμφανίσεις της λίστας με δύο τρόπους. Ο ένας είναι προφανής. Επιλέγετε π.χ. το πεδίο Μήνας και σας εμφανίζονται όλες οι συμβάσεις με ημερομηνία έναρξης μέσα στο διανυόμενο μήνα. Εναλλακτικά μπορείτε εσείς να δηλώσετε από ποιά ημερομηνία έως ποια να εμφανιστούν οι αντίστοιχες συμβάσεις σας. Ο άλλος τρόπος είναι η στιγμιαία αναζήτηση (Instant Search) όπου κατά την πληκτρολόγηση φιλτράρονται και τα αποτελέσματα της λίστας.

Την φιλτραρισμένη λίστα (ή την μη φιλτραρισμένη), μπορείτε να την εξάγετε απευθείας σε PDF μορφή μέσω του κουμπιού "Εξαγωγή Λίστας σε Αρχείο". Το πρόγραμμα θα σας ειδοποιήσει ως προς την διαδρομή όπου εξήχθη το αρχείο PDF. Μπορείτε επίσης, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εκτύπωση Λίστας" να λάβετε μία έκθεση έτοιμη για εκτύπωση/email. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί "Λεπτομέρειες Εγγραφής", θα σας ανοίξει η φόρμα "Καρτέλες Συμβάσεων Πελατών", προς επεξεργασία της Σύμβασης που έχετε επιλεγμένη. Το κουμπί "Νέα Σύμβαση Πελάτη" θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε μία νέα σύμβαση για κάποιον πελάτη σας. Το κουμπί "Διαγραφή Εγγραφής" θα διαγράψει την Σύμβαση που επιλέξατε καθώς και τα μη εκδοθέντα παραστατικά της σύμβασης αυτής! Το κουμπί "Εκτύπωση Καρτέλας", θα σας εμφανίσει μία έκθεση με όλα τα στοιχεία της σύμβασης που έχετε επιλέξει, προς εκτύπωση ή email.

Κάνοντας διπλό κλικ στην επιλεγμένη εγγραφή(σύμβαση) σας στη λίστα, αναλόγως που, θα μεταφερθείτε είτε στην φόρμα "Καρτέλες Συμβάσεων Πελατών" για προβολή/επεξεργασία της σύμβασης αυτής, είτε στη φόρμα "Καρτέλες Πελατών" για προβολή/επεξεργασία του πελάτη τον οποίο αφορά η σύμβαση αυτή.

Παρακαλώ σημειώστε, ότι εάν επιθυμείτε να δείτε τα παραστατικά της εκάστοτε σύμβασης, θα πρέπει να ανοίξετε την "Λίστα Παραστατικών Συμβάσεων Πελατών".