Οι Δαπάνες έχουν να κάνουν με έξοδα της επιχείρησης. Δεν μιλάμε για αγορά εμπορευμάτων. Μιλάμε για τακτικά έξοδα, όπως ενοίκια, λογαριασμούς ΔΕΚΟ, δανεισμούς κλπ.

Πριν προχωρήσετε στην καταχώρηση μίας δαπάνης, επαναλαμβανόμενης ή μη, παρακαλώ προχωρήστε σε καταχώρηση Παρόχων.

Σύμφωνα με τη φόρμα των δαπανών, η διαδικασία η οποία και θα πρέπει να ακολουθηθεί, είναι η εξής:

• Καταχωρήστε την περιγραφή της δαπάνης σας
• Επιλέξτε Πάροχο
• Εαν η δαπάνη ΔΕΝ είναι επαναλαμβανόμενη ανά τακτά χρονικά διαστήματα, ορίστε Ημερομηνία Εκτέλεσης
• Εάν επιθυμείτε συμπληρώστε σημειώσεις για τη δαπάνη αυτή.
• Κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση
• ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
• Εάν η δαπάνη είναι επαναλαμβανόμενη ανά τακτά χρονικά διαστήματα, επιλέξτε το αντίστοιχο πλαίσιο
• Ορίστε το αντίστοιχο ΒΗΜΑ που επιθυμείτε
• Ορίστε την Ημερομηνία 1ης Εκτέλεσης και την Ημερομηνία Τελευταίας Εκτέλεσης της δαπάνης
• Κάνετε κλικ στο κουμπί Υπολογισμός
• Μπορείτε να εισάγετε και σημειώσεις σχετικά με τη δαπάνη που καταχωρείτε
• Με το που κάνετε κλικ στο κουμπί Υπολογισμός, θα συμπληρωθουν οι προτεινόμενες ημερομηνίες εκτέλεσης της δαπάνης αυτής.
• Μπορείτε να τις επεξεργαστείτε εφόσον το επιθυμείτε (τις ημερομηνίες αυτές)
• Τέλος, αφού είστε σίγουροι για τα δεδομένα που εισάγατε, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

 Ανά πάσα στιγμή θελήσετε, μπορείτε από την φόρμα μίας δαπάνης, να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε ή και να τροποποιήσετε μία ημερομηνία εκτέλεσης αυτής. Η Λίστα Δαπανών θα ενημερωθεί άμεσα.

Όμοια στο χειρισμό της με τις Καρτέλες Πελατών και Προμηθευτών, η φόρμα των Παρόχων εμφανίζεται παραπάνω. Αρκετά λειτουργική και απλή, δεν έχει κάποια ιδιατερότητα. Εισάγετε τους Παρόχους σας πριν προβείτε στην καταχώρηση μίας δαπάνης. 

Εισάγουμε την εμπορική ονομασία/διακριτικό τίτλο επάνω στο αριστερό μέρος της φόρμας, στην συνέχεια την επωνυμία, το επάγγελμα, τη διεύθυνση κ.ο.κ. Εναλλακτικά μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το TaxisNet ώστε να μας έρθουν τα βασικά στοιχεία του Παρόχου με την αναζήτηση με τον Α.Φ.Μ.

Υπάρχουν και κουμπιά στην κορδέλα για αποστολή E-mail στον Πάροχο μέσω του Outlook, τηλεφωνικής κλήσης μέσω της Tapi συσκευής μας, όπως επίσης και για δημιουργία ενός νέου παρόχου, αποθήκευση αλλαγών, διαγραφή του παρόχου από τη βάση δεδομένων, εκτύπωση και τέλος το κλείσιμο της φόρμας.

Στη Λίστα Παρόχων, μπορούμε να ψάξουμε για κάποιον πάροχο χρησιμοποιώντας το πεδίο της στιγμιαίας αναζήτησης, το οποίο και μας επιτρέπει όπως και στις άλλες λίστες του προγράμματος να ψάξουμε σε πολλαπλά πεδία (Επωνυμία, Επάγγελμα, Πόλη κλπ). Η Λίστα Παρόχων έχει ακριβώς την ίδια φιλοσοφία με τις υπόλοιπες λίστες τους προγράμματος.

Στη Λίστα Δαπανών, μπορούμε να δούμε όλες τις δαπάνες τις οποίες έχουμε καταχωρημένες στη βάση δεδομένων του προγράμματος. Βλέπουμε τα μοναδικά χαρακτηριστικά που αφορούν την κάθε δαπάνη ξεχωριστά όπως τον πάροχο της, την περιγραφή της, την ημερομηνία πληρωμής, την καθαρή αξία της δαπάνης, τυχόν Φ.Π.Α.. Όπως φαίνεται και στο υπόμνημα, το πεδίο του παρόχου χρωματίζεται αναλόγως με το αν υπάρχει στην βάση δεδομένων ή όχι. Αριστερά από το υπόμνημα κάτω, μπορούμε να βλέπουμε τις υπενθυμίσεις που αφορούν τις επιταγές ή και τα εκκρεμή παραστατικά ή συμβάσεις πελατών του προγράμματος. Μπορούμε να φιλτράρουμε τη λίστα με την ημερομηνία πληρωμής, χρησιμοποιώντας τα έτοιμα φίλτρα (Σήμερα, Εβδομάδα, Μήνας κλπ) ή να θέσουμε οι ίδιοι τιμές στα ημερολογιακά πεδία 'Από' και 'Έως'. Εναλλακτικά, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το πεδίο της στιγμιαίας αναζήτησης για να φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της λίστας που προβάλλεται στην οθόνη μας.

Κάνοντας διπλό κλικ στο πεδίο του παρόχου, μας μεταφέρει στην καρτέλα του παρόχου. Σε οποιοδήποτε άλλο πεδίο, η αντίστοιχη ενέργεια μας ανοίγει τη φόρμα της δαπάνης που έχουμε επιλεγμένη από τη λίστα. Η λίστα μπορεί να ταξινομηθεί χρησιμοποιώντας τις επικεφαλίδες των πεδίων (ετικέττες), είτε με αύξουσα, είτε με φθίνουσα μορφή.

Την φιλτραρισμένη λίστα (ή την μη φιλτραρισμένη), μπορείτε να την εξάγετε απευθείας σε PDF μορφή μέσω του κουμπιού "Εξαγωγή Λίστας σε Αρχείο". Το πρόγραμμα θα σας ειδοποιήσει ως προς την διαδρομή όπου εξήχθη το αρχείο PDF. Μπορείτε επίσης, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εκτύπωση Λίστας" να λάβετε μία έκθεση έτοιμη για εκτύπωση/email. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί "Πληροφορίες Δαπάνης", θα σας ανοίξει η φόρμα "Δαπάνες", όπου μπορείτε να δείτε τα στοιχεία της επιτλεγμένης δαπάνης ή και να τα επεξεργαστείτε. Το κουμπί 'Διαγραφή Δαπάνης' θα σας επιτρέψει να διαγράψετε την επιλεγμένη εγγραφή από τη βάση δεδομένων. Το κουμπί "Εκτύπωση Καρτέλας" θα σας φέρει την αντίστοιχη έκθεση στην οθόνη με τη φόρμα 'Δαπάνες' για την επιλεγμένη εγγραφή της λίστας. 

Στο κάτω μέρος της λίστας μπορείτε να δείτε και το υπόμνημα όπως σε σχεδόν όλες τις λίστες του προγράμματος, όπως επίσης και σημαντικές υπενθυμίσεις π.χ. για έκδοση παραστατικών συμβάσεων, είσπραξη επιταγών κλπ.

Στις Καρτέλες Πελατών εμφανίζονται όλα τα στοιχεία τα οποία μπορούμε να συμπληρώσουμε για τον κάθε πελάτη της βάσης δεδομένων του προγράμματος. Υπάρχουν κάποια απαραίτητα πεδία (όπως π.χ. τον Α.Φ.Μ του πελάτη), τα οποία και θα πρέπει να συμπληρωθούν προκειμένου να προχωρήσει η καταχώρηση του κανονικά.

Η φόρμα Καρτέλες Πελατών έχει τρεις (3) καρτέλες χαρακτηριστικές οι οποίες έχουν δημιουργηθεί με τέτοιον τρόπο ώστε να είναι ευκολότερα διαχειρίσιμη η κάθε εγγραφή(πελάτης) της Λίστας Πελατών. Στην καρτέλα "Γενικά", μπορούμε να δούμε/συμπληρώσουμε τα γενικά στοιχεία του πελάτη μας, όπως π.χ. την επωνυμία του, τον διακριτικό τίτλο (εμπορική ονομασία) της επιχείρησης του, τη διεύθυνση, τα τηλέφωνα, φαξ, ιστοσελίδα, e-mail κλπ. Μπορείτε να εισάγετε και ένα αρχείο εικόνας για τον πελάτη σας (π.χ. το λογότυπο της επιχείρησης, πιέζοντας το κουμπί 'Αλλαγή'). Επίσης, μπορείτε να εισάγετε και μία διαδρομή στο πεδίο των σχετικών αρχείων όπου έχετε αποθηκευμένα πρόσθετα αρχεία σχετικά με τον πελάτη σας.  Επίσης υπάρχουν και κάποια ελεύθερα πεδία όπως μπορείτε να δείτε στην φωτογραφία της φόρμας για τα οποία ορίζετε οι ίδιοι τον τίτλο τους και θα σας ακολουθούν για πάντα. Π.χ. στο πρώτο ελεύθερο πεδίο μπορείτε να δώσετε τίτλο "Πινακίδα" και στο πεδίο δεξιά του τον αριθμό κυκλοφορίας του. Είναι εντελώς μεταβλητά και τα δύο (2) πεδία, τα οποία και τα ορίζει ο χρήστης όπως επιθυμεί.

Μπορείτε για συντομία χρόνου να είσαγετε το Α.Φ.Μ. του πελάτη σας στο πεδίο πάνω δεξιά και το πρόγραμμα να "ανασύρει" τα φορολογικά στοιχεία του πελάτη που θέλετε να δημιουργήσετε από το Υπουργείο (το TaxisNet για την ακρίβεια). Για να συμβεί αυτό θα πρέπει να έχετε συμπληρώσει τα απαραίτητα στοιχεία πρόσβασης στον server του Υπουργείου, μέσω της φόρμας TaxisNet. Πιο κάτω στη φόρμα, ενώ βρισκόμαστε στην καρτέλα 'Γενικά', μπορούμε να εισάγουμε και τυχόν τραπεζικούς του λογαριασμούς εφόσον το επιθυμούμε.

Στο κάτω μέρος της φόρμας, παρατηρούμε, την Αποστολή Επιστολής Αποδοχής Ηλεκτρονικών Παραστατικών με το συνοδευτικό κουμπί Αποστολή. Αυτό μας επιτρέπει, μέσω του Microsoft Outlook, να στείλουμε ένα προτυπωμένο και ήδη ενσωματωμένο στις δικές μας παραμέτρους έντυπο, στον πελάτη μας με e-mail, το οποίο και θα πρέπει να μας επιστραφεί υπογεγραμμένο και με σφραγίδα. Το έντυπο αυτό ουσιαστικά μας πιστοποιεί ότι ο πελάτης μας αποδέχεται να του στέλνουμε πραστατικά με ηλεκτρονική μορφή.

Η δεύτερη (2η) καρτέλα της φόρμας, έχει τίτλο "Λογιστικά - Ελεύθερα Πεδία". Εκεί μπορείτε να εισάγετε/τροποποιήσετε τα λογιστικά στοιχεία του πελάτη σας (όπως π.χ. τη Δ.Ο.Υ., τον Α.Φ.Μ. κλπ). Περαιτέρω, μπορείτε να εισάγετε σημειώσεις για τον πελάτη αυτόν. Οι σημειώσεις αυτές θα εμφανίζονται κάθε φορά που επιχειρείτε να τιμολογήσετε κάτι για τον πελάτη αυτόν, στις φόρμες τιμολόγησης του προγράμματος. Με την επιλογή του σε μία φόρμα τιμολόγησης, απευθείας μας εμφανίζεται παράθυρο με τις σημειώσεις που έχουμε εισάγει εδώ. Στην ίδια καρτέλα μπορούμε να ορίσουμε και το ποσοστό έκπτωσης για τον πελάτη αυτόν όπως και το τυχόν λογιστικό υπόλοιπο του προς εμάς. Δείτε την πιο κάτω ενότητα σχετικά με τα ελεύθερα πεδία.

Στην τρίτη (3η) καρτέλα της φόρμας, με τίτλο "Υποκαταστήματα", να εισάγουμε στοιχεία για μέχρι πέντε (5) υποκαταστήματα για τον πελάτη μας. Στοιχεία όπως Διεύθυνση υποκαταστήματος, Πόλη, Τ.Κ., υπέυθυνο επικοινωνίας για το υποκατάστημα, τηλέφωνα, φαξ κλπ..

Σημείωση: Για το ιστορικό πελατών μέσω των ελεύθερων πεδίων που δεν εμφανίζονται στην έκδοση όπου δημιουργήθηκε το βίντεο παραπάνω, δείτε πιο κάτω το επόμενο βίντεο. Οι τραπεζικοί λογαριασμοί για τον πελάτη μεταφέρθηκαν στην καρτέλα Γενικά. Ελεύθερα πεδία και Σημειώσεις βρίσκονται στην καρτέλα Λογιστικά - Ελεύθερα Πεδία.

Ελεύθερα Πεδία

Ως ελεύθερα πεδία εννοούμε τα πεδία για το οποία μπορεί ο κάτοχος του προγράμματος να ορίσει ΚΑΙ δικές του ετικέτες πέραν της τιμής του κάθε πεδίου. Ο σκοπός είναι η προσαρμογή του προγράμματος σε ένα πιο εξειδικευμένο επίπεδο ως προς το επαγγελματικό περιβάλλον του χρήστη. Για παράδειγμα, ένα συνεργείο αυτοκινήτων θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει τα ελεύθερα πεδία για να καταχωρήσει τιμές για τον εκάστοτε πελάτη ορίζοντας ως λεζάντες για τα πεδία: Αρ. Κυκλοφορίας, V.I.N. κλπ. Αντίστοιχα, ένας κλάδος υπηρεσιών θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει τα ελεύθερα πεδία με λεζάντες που αφορούν συγκεκριμένες ιδιαιτερότητες για τον κάθε πελάτη ξεχωριστά. Τον ορισμό των λεζαντών για τα ελεύθερα πεδία, μπορούμε να τον κάνουμε από τη φόρμα Γενικές Παράμετροι. 

Πέραν τούτου, το κάθε πεδίο τιμής για τα ελεύθερα πεδία, με το που τροποποιηθεί, αυτομάτως καταγράφεται η τρέχουσα τιμή του για να υπάρξει ιστορικό εάν αυτό χρειάζεται. Δηλαδή, κάθε φορά που αλλάζουμε την τιμή για κάποιο από τα ελεύθερα πεδία στην καρτέλα ενός πελάτη και πιέσουμε το κουμπί αποθήκευση, παράλληλα με την αποθήκευση θα καταχωρηθεί στο ιστορικό του πελάτη και το σετ των τιμών των ελευθέρων πεδίων με την τρέχουσα ημερομηνία. Πιέζοντας το κουμπί πάνω δεξιά από τα ελεύθερα πεδία, μπορούμε να δούμε το ιστορικό αυτό με μία μορφή έκθεσης.