Η φόρμα "Καρτέλες Συμβάσεων Πελατών", ουσιαστικά σας επιτρέπει να δείτε ή να επεξεργαστείτε τις ήδη υπάρχουσες συμβάσεις σας, όσον αφορά τις ημερομηνίες τους και τα υπόλοιπα δεδομένα τους. Για την επεξεργασία των παραστατικών των συμβάσεων σας, θα πρέπει να πάτε στη 'Λίστα Παραστατικών Συμβάσεων Πελατών' από όπου και θα μπορέσετε και να τα μεταχηματίσετε. 

Σημειώστε ότι τα παραστατικά συμβάσεων δεν είναι κανονικά παραστατικά. Είναι παραστατικά έτοιμα να μετασχηματιστούν σε κανονικά παραστατικά. Εξ ου και στο έντυπο τους υπάρχει μία μορφή υδατογραφήματος με λεζάντα "Μόνο Για Πληροφόρηση". Μέσω της φόρμας "Καρτέλες Συμβάσεων Πελατών", δεν διαχειρίζεστε τα παραστατικά τα ίδια, αλλά τις συμβάσεις τους. Μπορείτε να διαγράψετε κάποια σύμβαση από τη "Λίστα Συμβάσεων Πελατών" ή να μεταβάλετε τις ημερομηνίες έκδοσης των παραστατικών της. Οποιαδήποτε αλλαγή κάνετε ως προς τις ημερομηνίες των παραστατικών της σύμβασης, θα αντικατοπτριστεί άμεσα και στη "Λίστα Παραστατικών Συμβάσεων Πελατών". Για παράδειγμα, εάν επιθυμείτε να αφαιρέσετε μία ημερομηνία από τις διαθέσιμες για έκδοση παραστατικού, μπορείτε απλά να διαγράψετε το πεδίο. Αντίστοιχα, με το που θα τροποποιήσετε ένα υπάρχον πεδίο ημερομηνίας (είτε αλλαγή ημερομηνίας έκδοσης παραστατικού, είτε προσθήκη νέας ημερομηνίας), με το που κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση, θα ανανεωθεί η φόρμα "Λίστα Παραστατικών Συμβάσεων Πελατών" με τα νέα δεδομένα.

Σημειώστε και πάλι, ότι τα παραστατικά τα οποία και εμφανίζονται στη Λίστα Παραστατικών Συμβάσεων Πελατών ΔΕΝ είναι κανονικά παραστατικά! Είναι παραστατικά τα οποία είτε έχουν εκδοθεί, είτε είναι σε αναμονή προς έκδοση (μέσω του κουμπιού για μετασχηματισμό).

Χρησιμοποιείστε τις συμβάσεις πελατών με μεγάλη προσοχή. Ο μετασχηματισμός των παραστατικών που δεν ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα, μπορεί να προκαλέσει μείζον πρόβλημα.

Οι επιταγές εξ ορισμού θεωρούνται ως τρόπος πληρωμής 'ΜΕΤΡΗΤΑ'. Ως εκ τούτου δεν δημιουργείται υπόλοιπο στην καρτέλα του πελάτη/προμηθευτή όταν χρησιμοποιούμε κατά την έκδοση παραστατικού τον τρόπο πληρωμής 'Επιταγή'. Η φόρμα των επιταγών έχει διπλή ιδιότητα. Η πρώτη έχει να κάνει με τη δημιουργία καταχώρησης μίας νέας επιταγής και η δεύτερη με την επεξεργασία μίας ήδη υπάρχουσας επιταγής στη βάση δεδομένων.

Συμπληρώνουμε τα στοιχεία της επιταγής επιλέγοντας πρώτα από όλα τον Εκδότη. Στη συνέχεια, στην αιτιολογία επιλέγουμε το παραστατικό που αφορά η επιταγή αυτή. Κατόπιν συμπληρώνουμε το ποσό αν δεν θέλουμε να χρησιμοποιηθεί το ακριβές ποσό της αξίας του παραστατικού που ορίσαμε στην αιτιολογία. Συμπληρώνουμε επίσης την ημερομηνία παραλαβής και είσπραξης. Στη Λίστα Επιταγών, το πρόγραμμα θα μας ειδοποιήσει στη θέση του υπομνήματος, κάτω αριστερά, για τυχόν επικείμενες ημερομηνίες εισπράξεως επιταγών ως υπενθύμιση. Περαιτέρω, μπορούμε να δηλώσουμε και τη θέση ενός συνημμένου αρχείου για την επιταγή που καταχωρούμε στη βάση δεδομένων. Αυτό μπορεί να είναι ένα αρχείο σαρωμένο σε μορφή PDF ή κάποιο αρχείο εικόνας.

Η επιταγή, παρά το γεγονός ότι μπορεί να έχει εισπραχθεί από εμάς, θα παραμένει εκκρεμής ως προς την είσπραξη της, όσο η επιλογή 'Κατάσταση επιταγής' δεν είναι ενεργοποιημένη. Ως εκ τούτου το πρόγραμμα θα συνεχίσει να ενημερώνει με ειδοποιητήρια στον χώρο των υπενθυμίσεων για το γεγονός ότι δεν έχει εισπραχθεί η επιταγή μας. Όταν εκδίδουμε ένα παραστατικό με τρόπο πληρωμής 'Επιταγή', αμέσως μετά την καταχώρηση εμφανίζεται η φόρμα των επιταγών για να δημιουργήσουμε τη νέα επιταγή που λάβαμε/δώσαμε στη βάση δεδομένων.

Το σύνολο των επιταγών μπορείτε να το δείτε από τη Λίστα Επιταγών.

Στη Λίστα Αποδείξεων Είσπραξης μπορούμε να δούμε όλες τις αποδείξεις είσπραξης τις οποίες έχουμε καταχωρημένες στη βάση δεδομένων του προγράμματος. Βλέπουμε τα μοναδικά χαρακτηριστικά που αφορούν την κάθε απόδειξη είσπραξης ξεχωριστά όπως τα στοιχεία του πελάτη, τη χρήση της απόδειξης είσπραξης και την ημερομηνία καταχώρησης της. Όπως φαίνεται και στο υπόμνημα, τα πεδία που αφορούν τον πελάτη χρωματίζονται αναλόγως με το αν εκκρεμεί υπόλοιπο ή όχι. Αριστερά από το υπόμνημα κάτω, μπορούμε να βλέπουμε τις υπενθυμίσεις που αφορούν τις επιταγές ή και τα εκκρεμή παραστατικά ή συμβάσεις πελατών του προγράμματος. Μπορούμε να φιλτράρουμε τη λίστα με την ημερομηνία, χρησιμοποιώντας τα έτοιμα φίλτρα (Σήμερα, Εβδομάδα, Μήνας κλπ) ή να θέσουμε οι ίδιοι τιμές στα ημερολογιακά πεδία 'Από' και 'Έως'. Εναλλακτικά, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το πεδίο της στιγμιαίας αναζήτησης για να φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της λίστας που προβάλλεται στην οθόνη μας.

Κάνοντας διπλό κλικ στα πεδία του πελάτη, μεταφερόμαστε στην καρτέλα του. Σε οποιοδήποτε άλλο πεδίο, η αντίστοιχη ενέργεια μας ανοίγει τη φόρμα της απόδειξης είσπραξης για επεξεργασία/προβολή, που έχουμε επιλεγμένη από τη λίστα. Η λίστα μπορεί να ταξινομηθεί χρησιμοποιώντας τις επικεφαλίδες των πεδίων (ετικέττες), είτε με αύξουσα, είτε με φθίνουσα μορφή.

Την φιλτραρισμένη λίστα (ή την μη φιλτραρισμένη), μπορείτε να την εξάγετε απευθείας σε PDF μορφή μέσω του κουμπιού "Εξαγωγή Λίστας σε Αρχείο". Το πρόγραμμα θα σας ειδοποιήσει ως προς την διαδρομή όπου εξήχθη το αρχείο PDF. Μπορείτε επίσης, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εκτύπωση Λίστας" να λάβετε μία έκθεση έτοιμη για εκτύπωση/email. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί "Καρτέλες Αποδείξεων Είσπραξεως", θα σας ανοίξει η φόρμα "Καρτέλες Αποδείξεων Είσπραξεως", όπου μπορείτε να δείτε τα στοιχεία της επιλεγμένης απόδειξης είσπραξης ή και να τα επεξεργαστείτε. Το κουμπί 'Διαγραφή Απόδειξης Είσπραξης' θα σας επιτρέψει να διαγράψετε την επιλεγμένη εγγραφή από τη βάση δεδομένων με αποτέλεσμα την προσθήκη του ποσού της αντίστοιχης απόδειξης στο λογιστικό υπόλοιπο της καρτέλας του πελάτη. Το κουμπί "Εκτύπωση Καρτέλας" θα σας φέρει την αντίστοιχη έκθεση στην οθόνη με τη φόρμα 'Καρτέλες Αποδείξεων Είσπραξεως' για την επιλεγμένη εγγραφή της λίστας.

Στο κάτω μέρος της λίστας μπορείτε να δείτε και το υπόμνημα όπως σε σχεδόν όλες τις λίστες του προγράμματος, όπως επίσης και σημαντικές υπενθυμίσεις π.χ. για έκδοση παραστατικών συμβάσεων, είσπραξη επιταγών κλπ.

Η χρήση της λίστας αυτής είναι πανομοιότυπη με τη χρήση της Λίστας Επιταγών.

Οι αποδείξεις είσπραξης όπως φαίνεται και από την ονομασία τους, χρησιμοποιούνται ως ένα είδος πιστοποιητικού (απόδειξης), δηλαδή ότι εισπράχθηκε ένα ποσό μεταξύ δύο συναλλασσομένων. Χρησιμοποιούνται κυρίως σε παραστατικά με τρόπο πληρωμής 'Επί Πιστώσει'. Ως εκ τούτου δημιουργείται υπόλοιπο στην καρτέλα του πελάτη όταν χρησιμοποιούμε κατά την έκδοση παραστατικού, τον τρόπο πληρωμής 'Επί Πιστώσει'. Η φόρμα των αποδείξεων είσπραξης έχει διπλή ιδιότητα. Η πρώτη έχει να κάνει με τη δημιουργία καταχώρησης μίας νέας απόδειξης είσπραξης και η δεύτερη με την επεξεργασία μίας ήδη υπάρχουσας απόδειξης στη βάση δεδομένων.

Συμπληρώνουμε τα στοιχεία της απόδειξης επιλέγοντας πρώτα από όλα την Επωνυμία του πελάτη. Στη συνέχεια, στην αιτιολογία επιλέγουμε το παραστατικό που αφορά η απόδειξη είσπραξης αυτή. Κατόπιν συμπληρώνουμε το ποσό αν δεν θέλουμε να χρησιμοποιηθεί το ακριβές ποσό της αξίας του παραστατικού που ορίσαμε στην αιτιολογία. Κατά την καταχώρηση θα ερωτηθούμε αν θα πρέπει να θεωρείται εξοφληθέν το ποσό που αφορά η απόδειξη είσπραξης που εκδίδουμε. Αυτό συμβαίνει διότι ο πελάτης μπορεί να έχει υπόλοιπο στην καρτέλα του μεγαλύτερο από το ποσό του παραστατικού και να μας έχει εξοφλήσει ένα μέρος του παρόντος παραστατικού μόνο.

Το ποσό που καταχωρούμε σε μία απόδειξη είσπραξης μεταβάλει και το υπόλοιπο του συναλλασσομένου. Σε περίπτωση επεξεργασίας μίας απόδειξης είσπραξης το υπόλοιπου του συναλλασσομένου εξακολουθεί να μεταβάλεται (προσθαφαίρεση του ποσού σε σχέση με την αρχική αξία της απόδειξης είσπραξης). Τυχόν διαγραφή μίας απόδειξης είσπραξης από τη Λίστα Αποδείξεων Είσπραξης, θα επιφέρει χρέωση στην καρτέλα του συναλλασσομένου!

*Το έντυπο των αποδείξεων είσπραξης θα βγει σε χαρτί μεγέθους Α4, το οποίο και θα περιλαμβάνει δύο (2) αποκόμματα.

Στην περίπτωση της διαγραφής μίας απόδειξης είσπραξης όπως μπορούμε να δούμε και στο βίντεο, το αντίστοιχο παραστατικό σημαίνεται ξανά ως μη εξοφληθέν. Επίσης στο λογιστικό υπόλοιπο του πελάτη προστίθεται εκ νέου το ποσό της αξίας της απόδειξης είσπραξης που μόλις διαγράψαμε από τη βάση δεδομένων.