Η σημασία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Με την είσοδο της μηχανογράφησης στον χώρο των επιχειρήσεων, επήλθε ως φυσικό επακόλουθο και η ηλεκτρονική τιμολόγηση. Διαδικασίες που απαιτούσαν υπερβολικό χρόνο, περισσότερους πόρους σε ανθρώπινο δυναμικό και αναλώσιμα, πλέον έχουν αυτοματοποιηθεί αρκετά ώστε μία επιχείρηση να κάνει την καθημερινότητα της πιο εύκολη και πιο ανέξοδη. Σύμφωνα με διατάξεις του υπουργείου τα παραστατικά τα οποία εκδίδουμε θα αποστέλλονται ηλεκτρονικά στην Α.Α.Δ.Ε. ανά τακτά χρονικά διαστήματα μέσω της πλατφόρμας MyDATA.

Τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση

Με τον όρο ηλεκτρονική τιμολόγηση, εννοούμε ότι τα παραστατικά τα οποία εκδίδει μία επιχείρηση δημιουργούνται με ηλεκτρονικό τρόπο. Σε μία τέτοια περίπτωση, προϋπόθεση είναι να υπάρχει το κατάλληλο υλικό, όπως επίσης και το λογισμικό το οποίο και θα μας επιτρέψει να εκδόσουμε τα παραστατικά μας ηλεκτρονικά. Συμπληρώνουμε τα απαραίτητα στοιχεία που παρουσιάζονται στην οθόνη του υπολογιστή μας(π.χ. πελάτη, είδη προς πώληση/διακίνηση ή και λιανικής) και μετέπειτα καταχωρούμε το παραστατικό μας ως έγκυρο συνήθως πιέζοντας το αντίστοιχο κουμπί που έχει το ρόλο της καταχώρησης. Τέλος, το παραστατικό μας θα πρέπει να διαβιβαστεί στην πλατφόρμα MyDATA της Α.Α.Δ.Ε. η οποία και θα μας επιστρέψει μεταξύ άλλων και το Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης του (Μ.ΑΡ.Κ.).

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση γίνεται πλέον υποχρεωτική για τις οντότητες που δραστηριοποιούνται στον ιδιωτικό τομέα. Τα ηλεκτρονικά παραστατικά κατόπιν της έκδοσης τους, μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα μέσο αποθήκευσης με διάφορους τύπους (π.χ. σε .pdf μορφή) ή και να τα επισυνάψει κάποιος σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου(e-mail).

Συνήθως, όλες οι εφαρμογές που επιτελούν αυτόν τον σκοπό, εμπεριέχουν και αρκετά άλλες βοηθητικές λειτουργίες. Το κατά πόσο χρήσιμες είναι αυτές στον επαγγελματία για καθημερινή χρήση, αυτό είναι ένα ερώτημα του οποίου η απάντηση είναι καθαρά υποκειμενική. Άλλες οι ανάγκες της μίας επιχείρησης και άλλες της άλλης Σε άλλες περιπτώσεις μπορεί να είναι χρήσιμες και σε άλλες όχι (ή μερικώς χρήσιμες).

Γιατί είναι χρήσιμη η ηλεκτρονική τιμολόγηση - Πλεονεκτήματα

Ο στόχος του να εκδίδει κάποιος ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο(π.χ. απόδειξη για λιανική, τιμολόγιο/πιστωτικό ή ακυρωτικό σημείωμα), εκ πρώτης όψεως δεν σημαίνει και πολλά πράγματα. Παρά ταύτα, οι εφαρμογές που έχουν τη δυνατότητα αυτή, όπως αναφέρθηκε και πιο πάνω, συνήθως περιλαμβάνουν αρκετά άλλα πρόσθετα, όπως:

• Δυναμικά, πλήρης εικόνα τυχόν υπολοίπων από πελάτες και προμηθευτές
• Πλήρη εικόνα κινήσεων για πελάτες και προμηθευτές (αξίες και ημερομηνίες)
• Πλήρη εικόνα της αποθήκης ανά πάσα στιγμή (ποσότητες/απόθεμα)
• Ταχύτητα διεκπεραίωσης όλων των εργασιών σε σχέση με την παραδοσιακή, μη ηλεκτρονική τιμολόγηση
• Καταχώρηση εσόδων-εξόδων(δαπάνες) και με αυτόν τον τρόπο δημιουργία προϋπολογισμού
• Βελτιωμένη διαχείριση των οικονομικών(πελατών/προμηθευτών/εσόδων/εξόδων) και αποθεματικών πόρων της επιχείρησης σας (στην αποθήκη σας)
• Αυτόματη επανέκδοση παραστατικών σε συγκεκριμένες ημερομηνίες για τακτικές συναλλαγες (συμβάσεις πελατών)
• Μαζικές αντιγραφές παραστατικών στην τρέχουσα ημερομηνία ώστε να κερδίσετε πολύτιμο χρόνο 
• Χρήση barcode για την ταχύτατη εύρεση ειδών στην τιμολόγηση
• Σημαντική μείωση χαρτιού
• Σημαντικά λιγότερη γραφειοκρατία
• Βελτιωμένη υποστήριξη πελατών και προμηθευτών
• Αυτόματη αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών εγγράφων(και παραστατικών)
• Ταχύτατη αναζήτηση αποθήκης, πελατών, προμηθευτών, κινήσεων, εσόδων και εξόδων
• Ταχύτατη τεκμηρίωση σε περιπτώσεις διαφωνίας μεταξύ των συναλλασσομένων, χωρίς χρονοβόρες διαδικασίες

Όπως αντιλαμβάνεται κανείς, με την ηλεκτρονική τιμολόγηση τα πράγματα απλοποιούνται αρκετά για την κάθε επιχείρηση όσον αφορά τον κρίσιμο τομέα που αφορά την διαχείριση των συναλλασσομένων αυτής. Μία εφαρμογή που πληρεί τα περισσότερα από τα παραπάνω κριτήρια, συνήθως αποκαλείται "Εμπορική Διαχείριση". Σύμφωνα με τη νομοθεσία, οποιαδήποτε επιχείρηση από την ατομική μέχρι και την τρίτης κατηγορίας (π.χ. Ε.Π.Ε., Α.Ε.) μπορεί να χρησιμοποιήσει μία εφαρμογή εμπορικής διαχείρισης για την διεκπεραίωση των καθημερινών της συναλλαγών. Μάλιστα ο νομοθέτης το ενθαρρύνει, αφού σύντομα θα γίνει υποχρεωτική για τις περισσότερες κατηγορίες επαγγελμάτων.

Ο απώτερος στόχος για το Κράτος, είναι να έχει το υπουργείο μία σχεδόν πραγματική εικόνα όσον αφορά τις συναλλαγές που πραγματοποιούνται στην επιχείρηση του καθενός ώστε να παταχθούν φαινόμενα φοροδιαφυγής και διαφθοράς. Για αυτόν τον λόγο και είναι για ορισμένους τύπους παραστατικών υποχρεωτική και η τοποθέτηση φορολογικού μηχανισμού(Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ.), ο οποίος και θα "σημαίνει" το εκδοθέν παραστατικό(με τη λεγόμενη ψηφιακή υπογραφή) ώστε να έχει την αντίστοιχη θέωρηση από τη Δ.Ο.Υ. που ξέραμε όλοι. Κατόπιν, μέσω του συνοδευτικού λογισμικού του φορολογικού μηχανισμού τα εκδοθέντα παραστατικά θα αποστέλλονται με ηλεκτρονική μορφή στην Α.Α.Δ.Ε.

Το .COM Spread απλοποιεί τη διαδικασία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Από την πανεύκολη έκδοση παραστατικών έως και τη διαβίβαση τους, όλες οι διαδικασίες πραγματοποιούνται μέσα σε ελάχιστα δευτερόλεπτα.