Για τη συνέχεια του προγράμματος στο νέο έτος, θα πρέπει να ανοίξετε νέα χρήση, π.χ. για το έτος 2017. Πριν προχωρήσετε στο άνοιγμα νέας χρήσης, οπωσδήποτε κάνετε τη διαδικασία backup (αντίγραφο ασφαλείας) από την επιλογή Βοηθητικά.

Με τη διαδικασία του ανοίγματος της νέας χρήσης, μεταβάλλονται αρκετοί πίνακες και σε περίπτωση που συμβεί κάτι απρόσμενο, θα ήταν σωτήριο ένα αντίγραφο ασφαλείας.

To άνοιγμα νέας χρήσης, θα πρέπει να λάβει χώρα την πρώτη εργάσιμη ημέρα που θα βρεθείτε στον χώρο εργασίας σας, το νέο έτος (π.χ. 3/1/2017 ή 4/1/2017). Βεβαιωθείτε ότι δεν πρόκειται να εκδόσετε άλλο παραστατικό στην προηγούμενη χρήση.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε αντίγραφο ασφαλείας (backup) των δεδομένων σας.

Η αλλαγή χρήσης σας δείχνει την τρέχουσα χρήση που βρίσκεστε και μπορείτε να επιλέξετε την αλλαγή της σε κάποια άλλη, που ήδη έχει ανοιχτεί μέσω της φόρμας Ανοιγμα Νέας Χρήσης στα Βοηθητικά. Το πρόγραμμα εμφανίζει και μία επιλογή ως προς τη δυνατότητα μεταφοράς του τρέχοντος αποθέματος της τρέχουσας χρήσης ως Αρχικό Απόθεμα στη χρήση στην οποία θέλουμε να μεταβούμε. Στις περισσότερες περιπτώσεις αυτό θα πρέπει να επιλεχθεί αφού δημιουργήσουμε μία νέα χρήση και θέλουμε να μεταβούμε σε αυτήν την πρώτη φορά. Για μία απλή μετάβαση χρήσης ώστε να λάβουμε πληροφόρηση την οποία δεν είναι δυνατό να την έχουμε από την τρέχουσα χρήση, δεν υπάρχει λόγος να επιλεχθεί. Μεγάλη προσοχή θα πρέπει να δωθεί στη χρήση αυτής της επιλογής διότι οι αλλαγές που επιφέρει στο Αρχικό Απόθεμα της Αποθήκης της χρήσης στην οποία θέλουμε να μεταβούμε, είναι μαζικές!

Πατώντας Υποβολή, η διαδικασία ξεκινάει και είναι πολύ σημαντικό να μην διακοπεί για κανέναν λόγο. Συνίσταται και σε αυτήν την περίπτωση, να πάρουμε ένα εφεδρικό αντίγραφο ασφαλείας πριν ξεκινήσουμε τη διαδικασία.

Σημειώστε ότι για να πραγματοποιηθεί μία νέα διακίνηση (τιμολόγηση), θα πρέπει η τρέχουσα ημερομηνία να βρίσκεται μέσα στα όρια της τρέχουσας χρήσης. Όσον αφορά τα ευρετήρια των κινήσεων πελατών ή προμηθευτών, δεν είναι απαραίτητο να εισέλθετε σε διαφορετική χρήση για να δείτε τα δεδομένα σας. Απλά στις αντίστοιχες φόρμες χρησιμοποιείστε τις ημερομηνίες που πρέπει ως φίλτρα αναζήτησης.

Η φόρμα της διαγραφής χρήσης είναι πανομοιότυπη με τη φόρμα της αλλαγής χρήσης. Καθώς πρόκειται να διαγράψετε ολοκληρωτικά τα δεδομένα μίας χρήσης, οπωσδήποτε φροντίστε να έχετε κάνει ένα εφεδρικό αντίγραφο ασφαλείας (backup) πριν ξεκινήσετε αυτήν τη διαδικασία, μέσω της επιλογής της κορδέλας, Βοηθητικά.

Δεν υπάρχει δυνατότητα επαναφοράς των δεδομένων σε περίπτωση που προχωρήσετε, βεβαιωθείτε ότι πράγματι επιθυμείτε τη διαγραφή μίας χρήσης.

Ένα σημείο το οποίο και θα πρέπει να προσέξετε, είναι ότι δεν μπορείτε να διαγράψετε την τρέχουσα χρήση. Όπως χαρακτηριστικά φαίνεται και στο παράδειγμα της εικόνας παραπάνω, η τρέχουσα χρήση είναι η "2017". Για να την διαγράψετε, θα πρέπει να ανοίξετε (εφόσον δεν έχετε ήδη ανοίξει), μία άλλη χρήση και κατόπιν να πραγματοποιήσετε αλλαγή χρήσης στη χρήση αυτή. Για παράδειγμα, αν η μόνη χρήση που έχουμε ανοίξει, είναι η "2017", θα πρέπει να ανοίξουμε άλλη μία (π.χ. "2018"), να μεταβούμε σε αυτήν μέσω της αλλαγής χρήσης και τελικά να επιστρέψουμε σε αυτήν την φόρμα για να διαγράψουμε τη χρήση "2017".

Η διαδικασία backup είναι απλή. Παρά ταύτα, η διαδικασία παίρνει ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων μόνο. Υπάρχουν λοιπά αρχεία τα οποία ανά τακτά χρονικά διαστήματα, καλό θα ήταν να τα αντιγράφετε και σε κάποιον άλλο προορισμό (π.χ. έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο). 

Στα Βοηθητικά, θα πρέπει να ορίσετε μία διαδρομή όπου θα αποθηκεύονται τα εφεδρικά αντίγραφα σας. Κατόπιν μπορείτε να κάνετε κλικ ανά πάσα στιγμή στο κουμπί backup και να δημιουργηθεί ένα έξτρα αντίγραφο σε αυτήν τη διαδρομή.

Ξεκινώντας από την έκδοση 3.21 της εφαρμογής, δίνεται η δυνατότητα της επιπλέον δημιουργίας αντιγράφου ασφαλείας (backup) της βάσης δεδομένων της εφαρμογής σε έναν FTP Server. Μπορεί να γίνει αυτόματα κατά την έξοδο από την εφαρμογή ή μη, πατώντας το κουμί Backup της φόρμας. Παρακαλώ σημειώστε ότι για τη δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας στον FTP Server που θα επιλέξετε, απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχετε ενεργοποιημένη την επιλογή 'Ενεργό' και να έχετε καταχωρήσει τη διεύθυνση του FTP Server σας (στη μορφή ftp.domain.xx). Επίσης, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι η μεταφόρτωση του αρχείου της βάσης δεδομένων σε έναν εξωτερικό FTP Server, ενδέχεται να διαρκέσει αρκετή ώρα, αναλόγως τον όγκο της βάσης δεδομένων σας αλλά και την ταχύτητα της δύνδεσης σας στο διαδίκτυο.

Καθώς η εφαρμογή μεταφορτώνει το αντίγραφο σας στον FTP Server, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τη φόρμα του Backup ή και την ίδια την εφαρμογή έτσι ώστε να συνεχίσετε απρόσκοπτα την εργασία σας. Όσο παραμένει ανοιχτή η εφαρμογή, το αρχείο της βάσης δεδομένων σας θα συνεχίσει να μεταφορτώνεται ως την ολοκλήρωση του, στο παρασκήνιο. 

Όσον αφορά το ιστορικό αντιγράφων σε ημέρες, εκεί μπορείτε να ορίσετε για πόσες ημέρες θα διατηρούνται τα αντίγραφα ασφαλείας σας στη διαδρομή που επιλέξατε. Δηλαδή, εάν για παράδειγμα του ορίσετε ως ιστορικό αντιγράφων ασφαλείας, το όριο των επτά (7) ημερών, τότε στη συγκεκριμένη διαδρομή θα διατηρούνται όλα τα αντίγραφα των τελευταίων επτά (7) ημερών. Τα παλαιότερα από αυτά θα διαγραφούν! Αυτό ισχύει και στην περίπτωση όπου έχετε ενεργοποιήσει τη δυνατότητα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας (backup) για τη βάση δεδομένων σας σε κάποιον FTP Server.

Συνίσταται η αποθήκευση των αντιγράφων ασφαλείας, πέραν της λειτουργίας αυτής του Spread, να γίνεται σε πολλαπλά σημεία τα οποία και αποθηκεύετε σε ασφαλές μέρος.

Το πρόγραμμα, σε ορισμένες από τις λειτουργίες του, παίρνει μόνο του backup(στην διαδρομή που του ορίσατε και για το όριο του ιστορικού των αντιγράφων ασφαλείας που είναι ορισμένο). Μην επαναπαύεστε όμως σε αυτό. Την εφαρμογή την ξαναβάζετε. Τη δουλειά σας όμως (τα δεδομένα), δεν είναι και πολύ εύκολο να την ξανακάνετε από την αρχή.