Ευρισκόμενοι στη Λίστα Προϊόντων, μπορούμε εκτός των άλλων, να δούμε και τη διακύμανση τιμών για το κάθε είδος ξεχωριστά (γράφημα). Κάθε φορά που αλλάζετε την τιμή αγοράς ή την τιμή πώλησης (χονδρικής ή λιανικής) για το κάθε είδος ή υπηρεσία στην αποθήκη σας, το πρόγραμμα ενημερώνει το "ιστορικό" των τιμών. Η τιμές των ειδών στην αποθήκη μπορούν να αλλάξουν κατευθείαν και από τις φόρμες της τιμολόγησης(το Spread σας ρωτάει τι θέλετε να κάνετε με την αντίστοιχη τιμή στην αποθήκη, στην περίπτωση όπου η νέα τιμή διαφέρει από αυτήν της αποθήκης για το αντίστοιχο είδος/υπηρεσία). Το "ιστορικό" των διακυμάνσεων των τιμών για τα είδη και τις υπηρεσίες μας. ξεκινάει με την πρώτη καταχώρηση του είδους ή της υπηρεσίας στην αποθήκη μας. Αυτή η λειτουργία είναι πολύ χρήσιμη μεταξύ άλλων όταν χρειάζεται να λάβουμε πληροφόρηση π.χ. για το κόστος στο ίδιο είδος, μεταξύ δύο ή περισσοτέρων προμηθευτών.

Ως οδηγό για το πώς μπορούμε να δούμε το ιστορικό διακύμανσης τιμών για ένα συγκεκριμένο είδος/υπηρεσία, έχει δημιουργηθεί το παρακάτω βίντεο.

Με την είσοδο της μηχανογράφησης στον χώρο των επιχειρήσεων, επήλθε ως φυσικό επακόλουθο και η ηλεκτρονική τιμολόγηση. Διαδικασίες που απαιτούσαν υπερβολικό χρόνο, περισσότερους πόρους σε ανθρώπινο δυναμικό και αναλώσιμα, πλέον έχουν αυτοματοποιηθεί αρκετά ώστε μία επιχείρηση να κάνει την καθημερινότητα της πιο εύκολη και πιο ανέξοδη. Σύμφωνα με διατάξεις του υπουργείου τα παραστατικά τα οποία εκδίδουμε θα αποστέλλονται ηλεκτρονικά στην Α.Α.Δ.Ε. ανά τακτά χρονικά διαστήματα μέσω της πλατφόρμας MyDATA.

Τι είναι η ηλεκτρονική τιμολόγηση

Με τον όρο ηλεκτρονική τιμολόγηση, εννοούμε ότι τα παραστατικά τα οποία εκδίδει μία επιχείρηση δημιουργούνται με ηλεκτρονικό τρόπο. Σε μία τέτοια περίπτωση, προϋπόθεση είναι να υπάρχει το κατάλληλο υλικό, όπως επίσης και το λογισμικό το οποίο και θα μας επιτρέψει να εκδόσουμε τα παραστατικά μας ηλεκτρονικά. Συμπληρώνουμε τα απαραίτητα στοιχεία που παρουσιάζονται στην οθόνη του υπολογιστή μας(π.χ. πελάτη, είδη προς πώληση/διακίνηση ή και λιανικής) και μετέπειτα καταχωρούμε το παραστατικό μας ως έγκυρο συνήθως πιέζοντας το αντίστοιχο κουμπί που έχει το ρόλο της καταχώρησης. Τέλος, το παραστατικό μας θα πρέπει να διαβιβαστεί στην πλατφόρμα MyDATA της Α.Α.Δ.Ε. η οποία και θα μας επιστρέψει μεταξύ άλλων και το Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης του (Μ.ΑΡ.Κ.).

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση γίνεται πλέον υποχρεωτική για τις οντότητες που δραστηριοποιούνται στον ιδιωτικό τομέα. Τα ηλεκτρονικά παραστατικά κατόπιν της έκδοσης τους, μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα μέσο αποθήκευσης με διάφορους τύπους (π.χ. σε .pdf μορφή) ή και να τα επισυνάψει κάποιος σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου(e-mail).

Συνήθως, όλες οι εφαρμογές που επιτελούν αυτόν τον σκοπό, εμπεριέχουν και αρκετά άλλες βοηθητικές λειτουργίες. Το κατά πόσο χρήσιμες είναι αυτές στον επαγγελματία για καθημερινή χρήση, αυτό είναι ένα ερώτημα του οποίου η απάντηση είναι καθαρά υποκειμενική. Άλλες οι ανάγκες της μίας επιχείρησης και άλλες της άλλης Σε άλλες περιπτώσεις μπορεί να είναι χρήσιμες και σε άλλες όχι (ή μερικώς χρήσιμες).

Γιατί είναι χρήσιμη η ηλεκτρονική τιμολόγηση - Πλεονεκτήματα

Ο στόχος του να εκδίδει κάποιος ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο(π.χ. απόδειξη για λιανική, τιμολόγιο/πιστωτικό ή ακυρωτικό σημείωμα), εκ πρώτης όψεως δεν σημαίνει και πολλά πράγματα. Παρά ταύτα, οι εφαρμογές που έχουν τη δυνατότητα αυτή, όπως αναφέρθηκε και πιο πάνω, συνήθως περιλαμβάνουν αρκετά άλλα πρόσθετα, όπως:

• Δυναμικά, πλήρης εικόνα τυχόν υπολοίπων από πελάτες και προμηθευτές
• Πλήρη εικόνα κινήσεων για πελάτες και προμηθευτές (αξίες και ημερομηνίες)
• Πλήρη εικόνα της αποθήκης ανά πάσα στιγμή (ποσότητες/απόθεμα)
• Ταχύτητα διεκπεραίωσης όλων των εργασιών σε σχέση με την παραδοσιακή, μη ηλεκτρονική τιμολόγηση
• Καταχώρηση εσόδων-εξόδων(δαπάνες) και με αυτόν τον τρόπο δημιουργία προϋπολογισμού
• Βελτιωμένη διαχείριση των οικονομικών(πελατών/προμηθευτών/εσόδων/εξόδων) και αποθεματικών πόρων της επιχείρησης σας (στην αποθήκη σας)
• Αυτόματη επανέκδοση παραστατικών σε συγκεκριμένες ημερομηνίες για τακτικές συναλλαγες (συμβάσεις πελατών)
• Μαζικές αντιγραφές παραστατικών στην τρέχουσα ημερομηνία ώστε να κερδίσετε πολύτιμο χρόνο 
• Χρήση barcode για την ταχύτατη εύρεση ειδών στην τιμολόγηση
• Σημαντική μείωση χαρτιού
• Σημαντικά λιγότερη γραφειοκρατία
• Βελτιωμένη υποστήριξη πελατών και προμηθευτών
• Αυτόματη αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών εγγράφων(και παραστατικών)
• Ταχύτατη αναζήτηση αποθήκης, πελατών, προμηθευτών, κινήσεων, εσόδων και εξόδων
• Ταχύτατη τεκμηρίωση σε περιπτώσεις διαφωνίας μεταξύ των συναλλασσομένων, χωρίς χρονοβόρες διαδικασίες

Όπως αντιλαμβάνεται κανείς, με την ηλεκτρονική τιμολόγηση τα πράγματα απλοποιούνται αρκετά για την κάθε επιχείρηση όσον αφορά τον κρίσιμο τομέα που αφορά την διαχείριση των συναλλασσομένων αυτής. Μία εφαρμογή που πληρεί τα περισσότερα από τα παραπάνω κριτήρια, συνήθως αποκαλείται "Εμπορική Διαχείριση". Σύμφωνα με τη νομοθεσία, οποιαδήποτε επιχείρηση από την ατομική μέχρι και την τρίτης κατηγορίας (π.χ. Ε.Π.Ε., Α.Ε.) μπορεί να χρησιμοποιήσει μία εφαρμογή εμπορικής διαχείρισης για την διεκπεραίωση των καθημερινών της συναλλαγών. Μάλιστα ο νομοθέτης το ενθαρρύνει, αφού σύντομα θα γίνει υποχρεωτική για τις περισσότερες κατηγορίες επαγγελμάτων.

Ο απώτερος στόχος για το Κράτος, είναι να έχει το υπουργείο μία σχεδόν πραγματική εικόνα όσον αφορά τις συναλλαγές που πραγματοποιούνται στην επιχείρηση του καθενός ώστε να παταχθούν φαινόμενα φοροδιαφυγής και διαφθοράς. Για αυτόν τον λόγο και είναι για ορισμένους τύπους παραστατικών υποχρεωτική και η τοποθέτηση φορολογικού μηχανισμού(Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ.), ο οποίος και θα "σημαίνει" το εκδοθέν παραστατικό(με τη λεγόμενη ψηφιακή υπογραφή) ώστε να έχει την αντίστοιχη θέωρηση από τη Δ.Ο.Υ. που ξέραμε όλοι. Κατόπιν, μέσω του συνοδευτικού λογισμικού του φορολογικού μηχανισμού τα εκδοθέντα παραστατικά θα αποστέλλονται με ηλεκτρονική μορφή στην Α.Α.Δ.Ε.

Το .COM Spread απλοποιεί τη διαδικασία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Από την πανεύκολη έκδοση παραστατικών έως και τη διαβίβαση τους, όλες οι διαδικασίες πραγματοποιούνται μέσα σε ελάχιστα δευτερόλεπτα.

Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις όπου έχουμε συνάψει ένα συμφωνητικό με κάποιον πελάτη (είτε γραπτώς, είτε με προφορική συμφωνία), στο οποίο και ορίζουμε ότι θα εκδίδονται παραστατικά ανά τακτά χρονικά διαστήματα. Μπορεί η συμφωνία μας να περιλαμβάνει την τακτική προμήθεια από μεριάς μας, αναλωσίμων ή ακόμα και υπηρεσιών. Μία τέτοια περίπτωση μπορεί να είναι και κάποιο συμβόλαιο συντήρησης. Ως επιπλέον προσθήκη, στο Spread υπάρχει ενσωματωμένη η δυνατότητα δημιουργίας μίας σύμβασης πελάτη (ή περισσοτέρων) για να εξυπηρετήσουμε πολύ εύκολα και γρήγορα τέτοιες περιπτώσεις. Με αυτόν τον τρόπο η τιμολόγηση με το Spread γίνεται πολύ πιο εύκολη.

Επί της ουσίας, αντί να χρησιμοποιούμε χαρτάκια προς υπενθύμιση έκδοσης ενός παραστατικού, προσθέτοντας περισσότερο πονοκέφαλο στις καθημερινές μας δραστηριότητες, μπορούμε να δημιουργήσουμε μία σύμβαση πελάτη και να κάνουμε την έκδοση παραστατικών για αυτές τις περιπτώσεις, μία πολύ εύκολη υπόθεση. Τα παραστατικά τα οποία έχουν προγραμματιστεί να εκδοθούν στις επιλεγμένες ημερομηνίες βρίσκονται σε αναμονή στη βάση δεδομένων προκειμένου να μετασχηματιστούν. Δεν χρειάζεται κάθε φορά να δημιουργούμε νέο παραστατικό.

Περιγραφή μίας σύμβασης πελάτη στο Spread

Μία σύμβαση πελάτη μας επιτρέπει να ορίσουμε τα τακτά χρονικά διαστήματα όπου επιθυμούμε να εκδοθούν τα παραστατικά μας. Υπάρχουν και οι προτεινόμενες ημερομηνίες από το ίδιο το Spread που δημιουργούνται βάσει των κριτηρίων που ορίσαμε (π.χ. ημερομηνία έναρξης ισχύος της σύμβασης, ημερομηνία λήξης ισχύος της σύμβασης και ο ορισμός του βήματος -κάθε πότε επιθυμούμε να εκδοθεί το παραστατικό της σύμβασης-).

Με βάση τα παραπάνω κριτήρια, το Spread θα δημιουργήσει μία νέα σύμβαση για τον πελάτη μας. Κατόπιν θα μεταφερθούμε σε μία φόρμα υπόδειγμα για τα παραστατικά της σύμβασης όπου και εκεί συμπληρώνουμε τα απαραίτητα στοιχεία για την τιμολόγηση κάθε φορά. Στη συνέχεια θα ειδοποιούμαστε πότε πλησιάζει ή εάν έχει παρέλθει αφενός η ημερομηνία έκδοσης κάποιου παραστατικού της σύμβασης, όπως επίσης και πότε πλησιάζει η ημερομηνία λήξης της σύμβασης. 

Η έκδοση ενός παραστατικού σύμβασης είναι πολύ εύκολη διαδικασία στο Spread. Με τις συμβάσεις πελατών, αφενός δεν θα ξεχάσετε ποτέ να εκδόσετε τα παραστατικά σας, αφετέρου θα έχετε μία πλήρη εικόνα των εκκρεμών παραστατικών της σύμβασης(μη εκδοθέντων), όπως επίσης και των αντίστοιχων εκδοθέντων. Το πρόγραμμα θα δημιουργήσει πρώτα μία νέα σύμβαση πελάτη πληρώντας τα κριτήρια που του ορίσατε και κατόπιν θα σας ζητηθεί ένα υπόδειγμα για τα παραστατικά της σύμβασης αυτής. Τρία δηλαδή βήματα απαιτούνται συνολικά για την πλήρη ολοκλήρωση μίας διαδικασίας σύμβάσεων πελατών στο Spread. 

Διαδικασία ολοκλήρωσης σύμβασης πελάτη

1. Δημιουργία μίας Νέας Σύμβασης Πελάτη
2. Δημιουργία του υποδείγματος παραστατικού πάνω στο οποίο και θα βασίζονται τα παραστατικά της σύμβασης που θα εκδοθούν
3. Μετασχηματισμός του παραστατικού της σύμβασης, σε κανονικό παραστατικό (από τη φόρμα 'Λίστα Παραστατικών Συμβάσεων Πελατών')

Πλεονεκτήματα χρήσης συμβάσεων πελατών

Τα πλεονεκτήματα που προσφέρει η δημιουργία μίας σύμβασης πελάτη είναι αρκετά:

• Ταχύτατη έκδοση παραστατικού, αφού είναι ήδη συμπληρωμένο το υπόδειγμα παραστατικού
• Τέλος στην καθυστέρηση έκδοσης λόγω αμελείας αφού ειδοποιούμαστε ότι πλησιάζει η ημερομηνία έκδοσης
• Στις περιπτώσεις πολλαπλών συμβάσεων, έχουμε εικόνα ποιές λήγουν και αποφασίζουμε αν θα πρέπει να προβούμε σε ανανέωση ή όχι
• Έχουμε μία πρόχειρη εικόνα επερχόμενων εσόδων ώστε να τη χρησιμοποιοήσουμε ως προϋπολογισμό
• Λιγότερος όγκος εργασίας αφού το σύστημα είναι αυτοματοποιημένο
• Ελαχιστοποιούμε τα περιθώρια σφαλμάτων και τον αντίκτυπο τους 

Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε πάντα να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Στην αλλαγή συντελεστών αποθήκης, μπορούμε να αλλάξουμε μαζικά συντελεστές για τα προϊόντα της αποθήκης μας. Οι συντελεστές αφορούν:

• Την έκπτωση
• Το margin profit χονδρικής 
• Το margin profit λιανικής
• Το markup χονδρικής 
• Το markup λιανικής

Μπορούμε να επιλέξουμε αρχικά, είτε κατηγορία εμπορευμάτων, είτε υποκατηγορία. Κατόπιν, επιλέγουμε τον συντελεστή που θέλουμε να αλλάξουμε και πιέζουμε το κουμπί 'Καταχώρηση'. Η διαδικασία ενδέχεται να διαρκέσει αρκετά, αναλόγως με τον όγκο των εγγραφών της αποθήκης μας για την συγκεκριμένη κατηγορία/υποκατηγορία που επιλέξαμε.

Η Έκπτωση

Η έκπτωση αφορά ένα μέρος της αποθήκης σας (π.χ. για μία συγκεκριμένη υποκατηγορία αλλάζουμε συντελεστή έκπτωσης. Σε αυτήν την περίπτωση, όλα τα είδη/προϊόντα/υπηρεσίες που ανήκουν σε αυτήν την υποκατηγορία, θα εφαρμόσουν πλέον ένα ποσοστό έκπτωσης, λόγου χάριν 20%). Αυτή η έκπτωση είναι εντελώς διαφορετική από την έκπτωση της φόρμας τιμολόγησης. Η έκπτωση αυτή αφορά μία ή περισσότερες κατηγορίες/υποκατηγορίες στην αποθήκη και εφαρμόζεται άμεσα εκεί. Η έκπτωση στη φόρμα της τιμολόγησης είτε ορίζεται εφάπαξ από τον ίδιο το χρήστη, είτε είναι προεπιλεγμένη από την καρτέλα του πελάτη/προμηθευτή και αφορά αποκλειστικά τον ίδιο ως εκ τούτου.

Margin Profit και Markup

To margin profit και το markup είναι δύο διαφορετικοί όροι λογιστικής που συχνά χρησιμοποιούνται λανθασμένα. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να χρησιμοποιηθούν οι ίδιες τιμές για τον υπολογισμό τους, παρά ταύτα όμως επιστρέφουν διαφορετικά αποτελέσματα.

Συνήθως, το margin profit (περιθώριο κέρδους), αφορά το περιθώριο κέρδους χονδρικής πώλησης. Είναι το κέρδος το οποίο εκφράζεται ως ένα ποσοστό και αντικατοπτρίζει το σύνολο των καθαρών εσόδων για ένα συγκεκριμένο προϊόν. Για παράδειγμα, εάν αγοράζουμε ένα προϊόν 100,00€ (καθαρή αξία) και το πουλάμε 300,00€ (καθαρή αξία), τότε το margin profit ισοδυναμεί με (300,00 - 100,00) / 300,00 = 66,6%.

Το markup, αφορά τη λιανική τιμή πώλησης, η οποία και εκφράζεται ως ένα ποσοστό επί του κόστους χονδρικής. Ο μαθηματικός τύπος υπολογισμού του markup, χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα, υπολογίζεται ως (300,00 - 100,00) / 100 = 200%.

Επί της ουσίας, το margin profit εκφράζει το κέρδος σε σχέση με την τιμή πώλησης ενώ το markup εκφράζει το κέρδος σε σχέση με την τιμή αγοράς (κόστους).

Στο Spread, υπάρχει margin profit και markup για τιμές χονδρικής και λιανικής ώστε να υπάρχει περαιτέρω περιθώριο ευελιξίας όσον αφορά τον χρήστη.

Πριν χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία (της αλλαγής των συντελεστών μαζικά), συνίσταται να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης σας καθώς οι αλλαγές που επιφέρει είναι μαζικές!