Ο όρος Εμπορική Διαχείριση είναι σχετικά αυθαίρετος. Όσον αφορά τη μηχανογράφηση των επιχειρήσεων, με την εμπορική διαχείριση ελαττώνεται η χρήση των χειρογράφων δελτίων/παραστατικών και ως εκ τούτου οι στοίβες χαρτιού. Το λογισμικό εμπορικής διαχείρισης μας βοηθάει στην εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης μας ποικιλοτρόπως. Από τον προμηθευτή στον πελάτη μας, όλες οι κινήσεις μπορούν να καταγραφούν έτσι ώστε να έχουμε τις καταστάσεις τις οποίες θέλουμε και όχι μόνο διαθέσιμες άμεσα. Με τον όρο Εμπορική Διαχείριση λοιπόν, εννοούμε το λογισμικό(πρόγραμμα ή software), το οποίο και μας παρέχει ανά πάσα στιγμή τις βασικές ακόλουθες δυνατότητες:

• Να έχουμε μία πλήρη 'εικόνα' της επιχείρησης μας (οικονομική, λογιστική κλπ)
• Να μπορούμε να εκδίδουμε παραστατικά για τις συναλλαγές μας (αποδείξεις, τιμολόγια, δελτία αποστολής)
• Να έχουμε 'εικόνα' για τις συναλλαγές μας με τους πελάτες και τους προμηθευτές μας
• Να έχουμε 'εικόνα' για τα έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησης μας
• Να έχουμε πλήρη 'εικόνα' αποθέματος της αποθήκης μας
• Να μπορούμε να διαχειριστούμε αποτελεσματικά όλες τις κινήσεις που αφορούν τα είδη και υπηρεσίες που παρέχουμε

Αυτά είναι τα πιο κρίσιμα στοιχεία που θα κληθεί κάθε πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης να ικανοποιήσει. Ο ακριβής έλεγχος και η παρακολούθηση των οικονομικών και όχι μόνο δεδομένων της επιχείρησης σας, τείνει να βγει εκτός ελέγχου χωρίς μία πλατφόρμα μηχανογράφησης. Ως εκ τούτου, ένα πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης θα πρέπει να εκλαμβάνεται ως ένα από τα πολυτιμότερα βοηθήματα στον επαγγελματικό σας χώρο, αφού θα λειτουργεί ως ένας 'σιωπηλός' σύμβουλος στην μεταξύ σας σχέση με τον πελάτη σας. Ειδικά σε επιχειρήσεις με αυξημένο όγκο πελατολογίου και ως εκ τούτου και εκδοθέντων παραστατικών/καταστάσεων, ένα πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης (κακώς ονομάζονται ως προγράμματα 'αποθήκης'), είναι ένα απαραίτητο εργαλείο. Οι ανάγκες της κάθε επιχείρησης διαφέρουν οπότε για τον κάθε χρήστη δίνεται έμφαση σε διαφορετικές δυνατότητες του προγράμματος. Άλλες απαιτήσεις έχει ένα μαγαζί και άλλες απαιτήσεις ένα γραφείο. Ακόμα και μεταξύ ανταγωνιστικών επιχειρήσεων στον ίδιο κλάδο, υπάρχουν διαφορετικές απαιτήσεις. Ως εκ τούτου, ένα πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης θα πρέπει να παρέχει όσο το δυνατόν περισσότερη ευελιξία στη χρήση του σε πολλούς και διαφορετικούς τομείς διότι αυτό σημαίνει εξοικονόμηση χρόνου στον τελικό χρήστη. 

Υπάρχουν διάφορα λογισμικά εμπορικής διαχείρισης στην αγορά που πληρούν τα παραπάνω κριτήρια. Το .COM Spread είναι ένα από αυτά και περιλαμβάνει πολλά πρόσθετα πέραν των παραπάνω βασικών κριτηρίων. Αφενός, δεν έχει πολυπλοκότητα, δεν χρειάζεται να ψάχνετε σε καρτέλες και καρτέλες με δυσνόητους όρους έτσι ώστε να καταφύγετε τελικά στο να ζητήσετε τεχνική υποστήριξη. Είναι πολύ εύκολο στη χρήση του και απλό χωρίς ωστόσο να υπολείπεται σε λειτουργικότητα. Ούτε και έχει υψηλές απαιτήσεις από τον υπολογιστή σας για να τρέξει. Έχει δημιουργηθεί με τέτοιο τρόπο, ώστε να εξασφαλίζει ότι θα λάβετε την πληροφορία που πραγματικά ζητάτε, χωρίς να χάνετε το χρόνο σας. Στις διάφορες λίστες του προγράμματος (πελατών/προμηθευτών/πωλήσεων/αγορών/συμβάσεων πελατών/προτιμολογίων..) αναμένεται να βρείτε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες. Σε περίπτωση που δεν σας καλύψουν οι λίστες (εξαιρετικά απίθανο), έχουν προστεθεί έξτρα φόρμες στο πρόγραμμα ώστε να μπορείτε να δώσετε φίλτρα συνδυασμένα ώστε να πραγματοποιήσετε τις αναζητήσεις σας. Οι λίστες πάντως του προγράμματος έχουν διαμορφωθεί με τέτοιον τρόπο ώστε να σας προσφέρουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στην ίδια τη λίστα χωρίς να χρειάζεται να αλλάζετε φόρμες.

Χαρακτηριστικά του .COM Spread - Εμπορική Διαχείριση για όλους

Ως λογισμικό εμπορικής διαχείρισης λοιπόν, στο .COM Spread έχουν προστεθεί και οι ακόλουθες λειτουργίες πέραν των βασικών που προαναφέρθηκαν:

• Ενσωμάτωση του τηλεφωνικού σας κέντρου στο λογισμικό ώστε να 'παρακολουθείτε' τη δραστηριότητα των πελατών σας¹
• Ενσωματωμένες Δαπάνες της επιχείρησης
• Δυνατότητα Προτιμολόγησης-Προσφορών μέσω της Λίστας Προτιμολογίων
• Ενσωμάτωση Συμβάσεων Πελατών και Παραστατικών Συμβάσεων Πελατών με υπενθυμίσεις
  
• Δυνατότητα επανέκδοσης προηγουμένων παραστατικών με την τρέχουσα ημερομηνία (μαζικές αντιγραφές παραστατικών)
  
• Σύνδεση με το TaxisNet όπου μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στοιχείων με το Α.Φ.Μ.
• Δυνατότητα αυτομάτων αντιγράφων ασφαλείας
• Ταχύτατη διαδικασία αναβάθμισης
• Ταχύτατη έκδοση καταστάσεων πελατών/προμηθευτών/καταστάσεων/αποθήκης/πωλήσεων/αγορών κλπ
• Σύνδεση με το τηλεφωνικό σας κέντρο μέσω TAPI driver
• Δεν χρειάζεται εγκατάσταση, τρέχει αποκλειστικά ακόμα και από ένα usb stick

Οι παραπάνω, είναι μόνο μερικές από τις δυνατότητες του .COM Spread. Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να επισκεφτείτε την σελίδα .COM Spread - Εμπορική Διαχείριση.

Σημείωση 1: Δεν καταγράφονται οι συνομιλίες. Καταγράφονται δεδομένα, όπως π.χ. η ημερομηνία και ώρα της κλήσης.

Στη Λίστα Επιταγών μπορούμε να δούμε όλες τις επιταγές τις οποίες έχουμε καταχωρημένες στη βάση δεδομένων του προγράμματος. Βλέπουμε τα μοναδικά χαρακτηριστικά που αφορούν την κάθε επιταγή ξεχωριστά, τον εκδότη της, τη χρήση της επιταγής, την ημερομηνία είσπραξης της, τη διαδρομή του συνημμένου αρχείου (εφόσον έχουμε εισάγει θέση για το συνημμένο αρχείο στη φόρμα 'Επιταγές') και την κατάσταση είσπραξης της. Όπως φαίνεται και στο υπόμνημα, το πεδίο του εκδότη χρωματίζεται αναλόγως με το αν εκκρεμεί υπόλοιπο ή όχι. Αριστερά από το υπόμνημα κάτω, μπορούμε να βλέπουμε τις υπενθυμίσεις που αφορούν τις επιταγές ή και τα εκκρεμή παραστατικά ή συμβάσεις πελατών του προγράμματος. Μπορούμε να φιλτράρουμε τη λίστα με την ημερομηνία παραλαβής, χρησιμοποιώντας τα έτοιμα φίλτρα (Σήμερα, Εβδομάδα, Μήνας κλπ) ή να θέσουμε οι ίδιοι τιμές στα ημερολογιακά πεδία 'Από' και 'Έως'. Εναλλακτικά, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το πεδίο της στιγμιαίας αναζήτησης για να φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της λίστας που προβάλλεται στην οθόνη μας.

Κάνοντας διπλό κλικ στο πεδίο του εκδότη, μας μεταφέρει στην καρτέλα του. Σε οποιοδήποτε άλλο πεδίο, η αντίστοιχη ενέργεια μας ανοίγει τη φόρμα της επιταγής που έχουμε επιλεγμένη από τη λίστα. Η λίστα μπορεί να ταξινομηθεί χρησιμοποιώντας τις επικεφαλίδες των πεδίων (ετικέττες), είτε με αύξουσα, είτε με φθίνουσα μορφή.

Την φιλτραρισμένη λίστα (ή την μη φιλτραρισμένη), μπορείτε να την εξάγετε απευθείας σε PDF μορφή μέσω του κουμπιού "Εξαγωγή Λίστας σε Αρχείο". Το πρόγραμμα θα σας ειδοποιήσει ως προς την διαδρομή όπου εξήχθη το αρχείο PDF. Μπορείτε επίσης, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εκτύπωση Λίστας" να λάβετε μία έκθεση έτοιμη για εκτύπωση/email. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί "Καρτέλες Επιταγών", θα σας ανοίξει η φόρμα "Επιταγές", όπου μπορείτε να δείτε τα στοιχεία της επιτλεγμένης επιταγής ή και να τα επεξεργαστείτε. Το κουμπί 'Διαγραφή Επιταγής' θα σας επιτρέψει να διαγράψετε την επιλεγμένη εγγραφή από τη βάση δεδομένων. Το κουμπί "Εκτύπωση Καρτέλας" θα σας φέρει την αντίστοιχη έκθεση στην οθόνη με τη φόρμα 'Επιταγές' για την επιλεγμένη εγγραφή της λίστας. 

Στο Νέο Παραστατικό Αγορών, μπορούμε να καταχωρήσουμε ένα παραστατικό από κάποιον προμηθευτή μας. Αυτό θα ενημερώσει και την αποθήκη μας ως προς το απόθεμα των προϊόντων/ειδών που αγοράσαμε (πίστωση/χρέωση, αναλόγως του είδους παραστατικού που θα επιλέξουμε).

Διαλέγουμε το Είδος Παραστατικού πρώτα (π.χ. Τιμολόγιο¹), επιλέγουμε Προμηθευτή είτε από την Επωνυμία του, είτε από το ΑΦΜ του, είτε πατάμε το πράσινο κουμπί + που εμφανίζεται δεξιά από την επωνυμία για να καταχωρήσουμε επί τόπου ένα Νέο Προμηθευτή. Κατόπιν, καταχωρούμε τον Αριθμό του Παραστατικού που λάβαμε από τον προμηθευτή μας. Στη συνέχεια συμπληρώνουμε τα υπόλοιπα στοιχεία.

Το μέγιστο πλήθος στοιχείων ανά παραστατικό που καταχωρούμε είναι δέκα (δηλαδή 10 διαφορετικά είδη/προϊόντα). Ενδιάμεσα της περιγραφής του κάθε είδους/προϊόντος και της Μονάδας Μέτρησης του, υπάρχει ένα κουμπάκι το οποίο και μας επιτρέπει να εισάγουμε υποσημειώσεις(σχόλια) για το κάθε είδος ξεχωριστα εάν αυτό απαιτείται (μέγιστο όριο 35 χαρακτήρες). Θα μπορούσαμε εκεί π.χ. να εισάγουμε σειριακούς αριθμούς προϊόντων. Με το πράσινο κουμπάκι + στα δεξιά της γραμμής του κάθε είδους, προσθέτουμε επιπλέον μία νέα γραμμή προς καταχώρηση. Όταν τελειώσουμε, κάνουμε κλικ στο κουμπί της Καταχώρησης. Στο κάτω μέρος, στα αριστερά της φόρμας, υπάρχει και ένα πεδίο όπου μπορούμε να πληκτρολογήσουμε γενικότερα σχόλια τα οποία και αφορούν το παραστατικό.

Σημείωση: Το βίντεο αφορά παλαιότερη έκδοση του Spread, η νέα τιμολόγηση πλέον υπάρχει διαθέσιμη ως κουμπί στην κορδέλα των πωλήσεων. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε τη Λίστα Αγορών.  

Για κάθε είδος/υπηρεσία/προϊόν που θέλουμε να τιμολογήσουμε, παρατηρούμε ότι πριν το επιλέξουμε από τη λίστα, μας εμφανίζονται διάφορα στοιχεία, όπως margin profit, εκπτώση κλπ. Μπορούμε να παρακολουθούμε και τα περιθώρια κέρδους στη λίστα αυτήν αφού περιθώρια κέρδους διαφορετικά από αυτά που έχουμε εισάγει για το είδος, σημαίνει ότι κάτι έχει συμβεί την τιμή είτε αγοράς του, είτε με την τιμή πώλησης του. Στην πρώτη περίπτωση, πολύ πιθανόν να έχει αλλάξει η τιμή της αγοράς του είδους. Αυτό μπορεί να διασταυρωθεί και εφόσον το επιλέξουμε, όπου θα συμπληρωθεί αυτομάτως η τιμή αγοράς σύμφωνα με αυτήν που έχει οριστεί στην αποθήκη. Εάν διαφέρει από αυτήν που έχει το παραστατικό που έχουμε στα χέρια μας, το πρόγραμμα θα μας ειδοποιήσει ώστε να μπορέσουμε να ενημερώσουμε την τιμή αγοράς της αποθήκης μας καθώς και τους υπόλοιπους συντελεστές με τα νέα δεδομένα.

Επιλέγοντας κάποιον τρόπο πληρωμής, το λογιστικό υπόλοιπο του προμηθευτή μας θα επηρεαστεί αναλόγως (τρόποι πληρωμής που θεωρούνται ως 'μετρητά', δεν μεταβάλουν το λογιστικό υπόλοιπο). Αντίστοιχα, το ίδιο ισχύει και για τους πελάτες. 

Σημειώστε, ότι πριν καταχωρήσετε ένα παραστατικό αγορών, βεβαιωθείτε ότι έχετε καταχωρήσει τα προϊόντα/είδη στην αποθήκη σας(ή τις υπηρεσίες)!

1. Στο Spread, το είδος παραστατικού 'Τιμολόγιο', δεν χρεώνει αλλά ούτε και πιστώνει απόθεμα από και προς την αποθήκη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε κάποιο συνοδευτικό δελτίο αποστολής, είτε 'Δελτίο Αποστολής - Τιμολόγιο' ως είδος παραστατικού μεταξύ άλλων ώστε να μεταβληθεί το απόθεμα της αποθήκης σας.

Η τιμολόγηση, είναι μία διαδικασία η οποία πρέπει να ακολουθήσει κάποιους βασικούς κανόνες. Για να εκδοθεί ένα παραστατικό, απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχουμε καταχωρημένα τα είδη του παραστατικού στην αποθήκη μας όπως επίσης και να έχουμε εισάγει τις αντίστοιχες τιμές στα απαραίτητα φορολογικά και μη πεδία στην καρτέλα του πελάτη μας. Επιπρόσθετα, όταν η τιμολόγηση αφορά την πώληση ενός η περισσοτέρων αγαθών (ή υπηρεσιών), θα πρέπει να έχουμε καταχωρήσει και τις αντίστοιχες τιμές πώλησης (οι οποίες μπορούν να υπολογιστούν αυτομάτως με τους συντελεστές περιθωρίων κέρδους) για το κάθε είδος στην αποθήκη μας. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας, ενημερώνεται και το υπόλοιπο του διαθέσιμου αποθέματος για τα είδη που τιμολογήσαμε όπως επίσης όπου προβλέπεται και το διαθέσιμο λογιστικό υπόλοιπο του πελάτη μας.

Η διαδικασία της τιμολόγησης είναι πολύ εύκολη. Βασικά, τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθηθούν είναι σε μία λογική σειρά. Σε αυτό το άρθρο θα δούμε πώς γίνεται μία διακίνηση αγαθών από την αγορά μέχρι και την πώληση. Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το σύντομο βίντεο παρακάτω για να έχετε μία καλύτερη εικόνα ως προς τη διαδικασία της τιμολόγησης.

Πρώτα από όλα, βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει τις φόρμες "Γενικές Ρυθμίσεις", "Εταιρεία", "Εκτυπωτές και Έντυπα" και "Συντελεστές Φ.Π.Α." μέσω της επιλογής Βοηθητικά στην κορδέλα.

Παράδειγμα:

Ας πάρουμε για παράδειγμα ότι έχετε μία εμπορική επιχείρηση. Σε αυτήν, προμηθεύεστε ένα έιδος από τον προμηθευτή σας, το οποίο και στη συνέχεια το κάνετε μεταπώληση στον πελάτη σας.

Ως εκ τούτου, η διαδικασία έχει ως εξής:

1. Καταχωρούμε τον Προμηθευτή μέσω της φόρμας Προμηθευτές (ακόμα και τη δική μας επιχείρηση, την καταχωρούμε ως Προμηθευτή ώστε να μπορέσουμε να εκδόσουμε παραστατικά με προϊόντα και υπηρεσίες που προέρχονται από εμάς τους ίδιους).
2. Καταχωρούμε το Είδος που αγοράζουμε από τον προμηθευτή μας, μέσω της φόρμας Αποθήκη (ως είδος μπορούμε να εισάγουμε κάποιο προϊόν, εμπόρευμα ή και υπηρεσία). Ακόμα και τα δικά μας προϊόντα και υπηρεσίες τα καταχωρούμε ως είδος στη φόρμα της Αποθήκης.
3. Καταχωρούμε ένα Νέο Παραστατικό Αγορών μέσω της φόρμας Αγορές (εφόσον δεν είναι δικό μας προϊόν ή υπηρεσία). 

Έως εδώ, έχουμε δημιουργήσει ένα απόθεμα στην αποθήκη μας σχετικά με το είδος που αγοράσαμε από τον προμηθευτή μας. 

Στη συνέχεια:

1. Καταχωρούμε τον Πελάτη μας μέσω της φόρμας Πελάτες.
2. Κατόπιν, προχωράμε σε ένα Νέο Παραστατικό Πωλήσεων για αυτόν τον πελάτη και το είδος(ένα ή περισσότερα) που θέλουμε.

Μετά την ολοκλήρωση της καταχώρησης ενός παραστατικού Αγορών, η αποθήκη μας πιστώνεται όσον αφορά το απόθεμα της(αυξάνεται το απόθεμα της). Αντίστοιχα, μετά την ολοκλήρωση της καταχώρησης ενός παραστατικού Πωλήσεων, χρεώνεται (μειώνεται το απόθεμα της). Αυτό λειτουργεί αντιστρόφως σε Ακυρωτικά παραστατικά ή Πιστωτικά παραστατικά. Τέλος, διαβιβάζουμε το παραστατικό το οποίο και εκδώθηκε, ως ηλεκτρονικό τιμολόγιο στην πλατφόρμα MyDATA.

Η όλη διαδικασία ξεκινάει από το κεντρικό μενού του προγράμματος .COM Spread, όπως απεικονίζεται παραπάνω.