.COM - Spread - Νέο Προτιμολόγιο

Το προτιμολόγιο στο Spread, είναι ένα πανομοιότυπο παραστατικό με ένα κανονικό π.χ. τιμολόγιο. Η διαφορά τους είναι ότι το προτιμολόγιο δεν θεωρείται έγκυρο ως παραστατικό προκειμένου να δηλωθεί από τον πελάτη ή τον προμηθευτή στα βιβλία εσόδων/εξόδων. Η λειτουργία του προτιμολογίου έχει την έννοια της προσφοράς. Για παράδειγμα, εάν υποθέσουμε ότι ήρθε ένας πελάτης στην επιχείρηση σας και σας ζήτησε μία προσφορά από ένα ή περισσότερα είδη, σε αυτήν την περίπτωση δημιουργούμε ένα νέο προτιμολόγιο. Ένα αντίτυπο κρατάτε οι ίδιοι και ένα ο πελάτης. Το εκάστοτε αντίτυπο του προτιμολογίου δεν κατατίθεται στη λογιστική για φορολογική ενημέρωση εσόδων/εξόδων. Απλά θεωρείται ως μία προσφορά.

Ως εκ τούτου, όταν εκδίδουμε ένα προτιμολόγιο, δεν έχει καμία επίδραση η αξία του στο υπόλοιπο του πελάτη μας, αλλά ούτε και στο απόθεμα των προϊόντων της αποθήκης. Η λογική της δημιουργίας του προτιμολογίου είναι, ότι το δημιουργούμε αφενός ως προσφορά και όταν επιστρέψει ο πελάτης και συμφωνήσει για την πώληση των ειδών/υπηρεσιών που αναφέρονται μέσα σε αυτό, προχωράμε σε μετασχηματισμό του προτιμολογίου. Ο μετασχηματισμός θα το μετατρέψει σε κανονικό παραστατικό και ως εκ τούτου, τη δεδομένη ημερομηνία και ώρα που θα επιλέξουμε να το μετασχηματίσουμε, θα επηρεαστούν αναλόγως και το απόθεμα της αποθήκης αλλά και το υπόλοιπο του πελάτη.

Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα προτιμολογίων στο Spread, μπορούμε αφενός να συγκρίνουμε και τιμές, όπως επίσης και να δούμε ποιά είναι μετασχηματισμένα ή όχι και να επικοινωνήσουμε με τους πελάτες μας ώστε να εξακριβώσουμε το λόγο για τον οποίο δεν έχουν προχωρήσει στην αγορά των προϊόντων/ειδών της προσφοράς μας.

Η φόρμα του Νέου Προτιμολογίου είναι πανομοιότυπη με τις υπόλοιπες φόρμες τιμολόγησης. Η διαφορά είναι ότι εδώ μιλάμε για προτιμολόγια. Θα πρέπει, επιπλέον των κινήσεων που θα κάναμε για ένα κανονικό παραστατικό, να συμπληρώσουμε και την ημερομηνία λήξης του προτιμολογίου (δηλαδή μέχρι πότε ισχύει η προσφορά μας).

Στη συνέχεια, μέσω του εντύπου, στον πελάτη αποστέλεται πέραν του προτιμολογίου, ένα συνοδευτικό έντυπο προσφοράς το οποίο το Spread επισυνάπτει στο e-mail ή στην εκτύπωση για λογαριασμό μας. Το συνοδευτικό έντυπο προσφοράς είναι προσυμπληρωμένο από το ίδιο το Spread με μεταβλητά πεδία και διαστήματα ώστε να είναι εντελώς αυτοματοποιημένο στις παραμέτρους και δεδομένα του κάθε πελάτη σας! Μπορείτε παρά ταύτα να αλλάξετε τα προκαθορισμένα κείμενα του εντύπου σε κάτι άλλο, το οποίο αντανακλά καλύτερα τις δικές σας ανάγκες από τη φόρμα 'Εταιρεία'.

Όταν ο πελάτης μας αποδεχτεί την προσφορά μας, τότε μπορούμε να κάνουμε Μετασχηματισμό Προτιμολογίου σε κανονικό παραστατικό με αρίθμηση κλπ, μέσω της φόρμας Λίστα Προτιμολογίων.

Στο κάτω μέρος του εντύπου υπάρχουν κουμπιά για εκτύπωση, e-mail στον πελάτη και αποθήκευση σε pdf μορφή. Η αποθήκευση σε pdf μορφή σκοπό έχει να συνεχίσετε με άλλα προτιμολόγια στον ίδιο πελάτη και να επισυνάψετε (χειροκίνητα αυτή τη φορά) στο Microsoft Outlook τα υπόλοιπα έντυπα (σε περίπτωση που θέλετε να αποστείλετε όλα τα προτιμολόγια σε ένα και μόνο e-mail). 

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς λειτουργούν οι φόρμες των παραστατικών στο Spread, μπορείτε να επισκεφτείτε την σελίδα Νέο Παραστατικό Αγορών ή Νέα Τιμολόγηση. Η διαδικασία είναι ακριβώς η ίδια, με μόνες διαφορές ότι για το προτιμολόγιο ισχύουν τα εξής:

• Δεν καταχωρείται η κίνηση ως παραστατικό, δεν αλλάζει τιμή το λογιστικό υπόλοιπο του πελάτη ή το απόθεμα των ειδών/προϊόντων της αποθήκης, ούτε και παίρνει αρίθμηση το παραστατικό. Ο αριθμός του παραστατικού που εμφανίζεται στη φόρμα είναι καθαρά πλασματικός (ενδεικτικός)
• Στη φόρμα του προτιμολογίου θα πρέπει να συμπληρώσετε και ημερομηνία λήξης του προτιμολογίου (το προτιμολόγιο λειτουργεί σαν προσφορά)
• Όταν θέλετε να εκτυπώσετε το προτιμολόγιο ή να το αποστείλετε με e-mail στον παραλήπτη του μέσω του Outlook, θα υπάρξει και το συνοδευτικό έντυπο της προσφοράς. Για να τροποποιήσετε τα κείμενα του εντύπου της προσφοράς, μπορείτε να τα αλλάξετε από τη φόρμα 'Εταιρεία', επιλέγοντας από την κορδέλα το μενού  Βοηθητικά. Μπορείτε επίσης να επισκεφτείτε και την σελίδα 'Γενικές Ρυθμίσεις' για περισσότερες πληροφορίες.

Το προτιμολόγιο θα μετασχηματιστεί σε κανονικό παραστατικό μέσω της φόρμας 'Λίστα Προτιμολογίων'.