.COM Spread - Τι είναι οι συμβάσεις πελατών

Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις όπου έχουμε συνάψει ένα συμφωνητικό με κάποιον πελάτη (είτε γραπτώς, είτε με προφορική συμφωνία), στο οποίο και ορίζουμε ότι θα εκδίδονται παραστατικά ανά τακτά χρονικά διαστήματα. Μπορεί η συμφωνία μας να περιλαμβάνει την τακτική προμήθεια από μεριάς μας, αναλωσίμων ή ακόμα και υπηρεσιών. Μία τέτοια περίπτωση μπορεί να είναι και κάποιο συμβόλαιο συντήρησης. Ως επιπλέον προσθήκη, στο Spread υπάρχει ενσωματωμένη η δυνατότητα δημιουργίας μίας σύμβασης πελάτη (ή περισσοτέρων) για να εξυπηρετήσουμε πολύ εύκολα και γρήγορα τέτοιες περιπτώσεις. Με αυτόν τον τρόπο η τιμολόγηση με το Spread γίνεται πολύ πιο εύκολη.

Επί της ουσίας, αντί να χρησιμοποιούμε χαρτάκια προς υπενθύμιση έκδοσης ενός παραστατικού, προσθέτοντας περισσότερο πονοκέφαλο στις καθημερινές μας δραστηριότητες, μπορούμε να δημιουργήσουμε μία σύμβαση πελάτη και να κάνουμε την έκδοση παραστατικών για αυτές τις περιπτώσεις, μία πολύ εύκολη υπόθεση. Τα παραστατικά τα οποία έχουν προγραμματιστεί να εκδοθούν στις επιλεγμένες ημερομηνίες βρίσκονται σε αναμονή στη βάση δεδομένων προκειμένου να μετασχηματιστούν. Δεν χρειάζεται κάθε φορά να δημιουργούμε νέο παραστατικό.

Περιγραφή μίας σύμβασης πελάτη στο Spread

Μία σύμβαση πελάτη μας επιτρέπει να ορίσουμε τα τακτά χρονικά διαστήματα όπου επιθυμούμε να εκδοθούν τα παραστατικά μας. Υπάρχουν και οι προτεινόμενες ημερομηνίες από το ίδιο το Spread που δημιουργούνται βάσει των κριτηρίων που ορίσαμε (π.χ. ημερομηνία έναρξης ισχύος της σύμβασης, ημερομηνία λήξης ισχύος της σύμβασης και ο ορισμός του βήματος -κάθε πότε επιθυμούμε να εκδοθεί το παραστατικό της σύμβασης-).

Με βάση τα παραπάνω κριτήρια, το Spread θα δημιουργήσει μία νέα σύμβαση για τον πελάτη μας. Κατόπιν θα μεταφερθούμε σε μία φόρμα υπόδειγμα για τα παραστατικά της σύμβασης όπου και εκεί συμπληρώνουμε τα απαραίτητα στοιχεία για την τιμολόγηση κάθε φορά. Στη συνέχεια θα ειδοποιούμαστε πότε πλησιάζει ή εάν έχει παρέλθει αφενός η ημερομηνία έκδοσης κάποιου παραστατικού της σύμβασης, όπως επίσης και πότε πλησιάζει η ημερομηνία λήξης της σύμβασης. 

Η έκδοση ενός παραστατικού σύμβασης είναι πολύ εύκολη διαδικασία στο Spread. Με τις συμβάσεις πελατών, αφενός δεν θα ξεχάσετε ποτέ να εκδόσετε τα παραστατικά σας, αφετέρου θα έχετε μία πλήρη εικόνα των εκκρεμών παραστατικών της σύμβασης(μη εκδοθέντων), όπως επίσης και των αντίστοιχων εκδοθέντων. Το πρόγραμμα θα δημιουργήσει πρώτα μία νέα σύμβαση πελάτη πληρώντας τα κριτήρια που του ορίσατε και κατόπιν θα σας ζητηθεί ένα υπόδειγμα για τα παραστατικά της σύμβασης αυτής. Τρία δηλαδή βήματα απαιτούνται συνολικά για την πλήρη ολοκλήρωση μίας διαδικασίας σύμβάσεων πελατών στο Spread. 

Διαδικασία ολοκλήρωσης σύμβασης πελάτη

1. Δημιουργία μίας Νέας Σύμβασης Πελάτη
2. Δημιουργία του υποδείγματος παραστατικού πάνω στο οποίο και θα βασίζονται τα παραστατικά της σύμβασης που θα εκδοθούν
3. Μετασχηματισμός του παραστατικού της σύμβασης, σε κανονικό παραστατικό (από τη φόρμα 'Λίστα Παραστατικών Συμβάσεων Πελατών')

Πλεονεκτήματα χρήσης συμβάσεων πελατών

Τα πλεονεκτήματα που προσφέρει η δημιουργία μίας σύμβασης πελάτη είναι αρκετά:

• Ταχύτατη έκδοση παραστατικού, αφού είναι ήδη συμπληρωμένο το υπόδειγμα παραστατικού
• Τέλος στην καθυστέρηση έκδοσης λόγω αμελείας αφού ειδοποιούμαστε ότι πλησιάζει η ημερομηνία έκδοσης
• Στις περιπτώσεις πολλαπλών συμβάσεων, έχουμε εικόνα ποιές λήγουν και αποφασίζουμε αν θα πρέπει να προβούμε σε ανανέωση ή όχι
• Έχουμε μία πρόχειρη εικόνα επερχόμενων εσόδων ώστε να τη χρησιμοποιοήσουμε ως προϋπολογισμό
• Λιγότερος όγκος εργασίας αφού το σύστημα είναι αυτοματοποιημένο
• Ελαχιστοποιούμε τα περιθώρια σφαλμάτων και τον αντίκτυπο τους 

Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε πάντα να επικοινωνήσετε μαζί μας.