Αφού ορίσουμε την Tapi συσκευή του δικτύου μας ή του υπολογιστή μας στα Βοηθητικά, το πρόγραμμα, εφόσον παραμένει ανοιχτό στην επιφάνεια εργασίας μας, θα μας ειδοποιεί για τις εισερχόμενες κλήσεις που δεχόμαστε στην Tapi συσκευή που δηλώσαμε.

Σημειώστε, ότι στην περίπτωση που υπάρχει τηλεφωνικό κέντρο στο χώρο σας και αυτό πρόκειται να χρησιμοποιηθεί ως Tapi συσκευή, ίσως απαιτείται να συμπληρώσετε και τον αριθμό που μπαίνει μπροστά (prefix) από τον αριθμό του τηλεφώνου προκειμένου να πραγματοποιήσετε τις κλήσεις σας μέσω του Spread.

Ταυτόχρονα με την κλήση που δεχόμαστε, ελέγχεται η βάση δεδομένων για το αν υπάρχει ήδη ο καταχωρημένος αριθμός τηλεφώνου που μας καλεί, στον πίνακα των πελατών (εφόσον πρόκειται για πελάτη) ή για προμηθευτή ή για πάροχο αντίστοιχα. Εφόσον υπάρχει, όπως φαίνεται και στην εικόνα παραπάνω, μας δίνεται η δυνατότητα να μεταβούμε είτε στην καρτέλα του Πελάτη ή του Προμηθευτή, ή του Παρόχου, αναλόγως. Επίσης, στο παρασκήνιο τα δεδομένα της κλήσης καταγράφονται, όχι η συνομιλία αλλά τα metadata της (η ημερομηνία, η ώρα, ο αριθμός που μας καλεί κλπ)¹.

Εάν δεν υπάρχει ο αριθμός που μας καλεί στη βάση δεδομένων καταχωρημένος, το Spread μας προτρέπει να καταχωρήσουμε ως Νέο Πελάτη ή Νέο Προμηθευτή τον αριθμό αυτόν.

Τέλος, αφου παραμετροποιηθούν σωστά τα στοιχεία, θα σας επιτρέπεται από τις καρτέλες πελατών/προμηθευτών/παρόχων, όπως επίσης και από τις φόρμες τιμολόγησης, να πραγματοποιείτε κλήσεις στους πελάτες/προμηθευτές σας, χρησιμοποιώντας τα αντίστοιχα κουμπιά της οθόνης σας (είτε κουμπιά στην κορδέλα-μενού του προγράμματος, είτε στην καρτέλα του εκάστοτε συναλλασσομένου).

1. Έως και την έκδοση v2.00, η υπηρεσία καταγραφής δεδομένων για τις τηλεφωνικές κλήσεις, ισχύει μόνο για τις εισερχόμενες κλήσεις. 

Για τη συνέχεια του προγράμματος στο νέο έτος, θα πρέπει να ανοίξετε νέα χρήση, π.χ. για το έτος 2017. Πριν προχωρήσετε στο άνοιγμα νέας χρήσης, οπωσδήποτε κάνετε τη διαδικασία backup (αντίγραφο ασφαλείας) από την επιλογή Βοηθητικά.

Με τη διαδικασία του ανοίγματος της νέας χρήσης, μεταβάλλονται αρκετοί πίνακες και σε περίπτωση που συμβεί κάτι απρόσμενο, θα ήταν σωτήριο ένα αντίγραφο ασφαλείας.

To άνοιγμα νέας χρήσης, θα πρέπει να λάβει χώρα την πρώτη εργάσιμη ημέρα που θα βρεθείτε στον χώρο εργασίας σας, το νέο έτος (π.χ. 3/1/2017 ή 4/1/2017). Βεβαιωθείτε ότι δεν πρόκειται να εκδόσετε άλλο παραστατικό στην προηγούμενη χρήση.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε αντίγραφο ασφαλείας (backup) των δεδομένων σας.

Η αλλαγή χρήσης σας δείχνει την τρέχουσα χρήση που βρίσκεστε και μπορείτε να επιλέξετε την αλλαγή της σε κάποια άλλη, που ήδη έχει ανοιχτεί μέσω της φόρμας Ανοιγμα Νέας Χρήσης στα Βοηθητικά. Το πρόγραμμα εμφανίζει και μία επιλογή ως προς τη δυνατότητα μεταφοράς του τρέχοντος αποθέματος της τρέχουσας χρήσης ως Αρχικό Απόθεμα στη χρήση στην οποία θέλουμε να μεταβούμε. Στις περισσότερες περιπτώσεις αυτό θα πρέπει να επιλεχθεί αφού δημιουργήσουμε μία νέα χρήση και θέλουμε να μεταβούμε σε αυτήν την πρώτη φορά. Για μία απλή μετάβαση χρήσης ώστε να λάβουμε πληροφόρηση την οποία δεν είναι δυνατό να την έχουμε από την τρέχουσα χρήση, δεν υπάρχει λόγος να επιλεχθεί. Μεγάλη προσοχή θα πρέπει να δωθεί στη χρήση αυτής της επιλογής διότι οι αλλαγές που επιφέρει στο Αρχικό Απόθεμα της Αποθήκης της χρήσης στην οποία θέλουμε να μεταβούμε, είναι μαζικές!

Πατώντας Υποβολή, η διαδικασία ξεκινάει και είναι πολύ σημαντικό να μην διακοπεί για κανέναν λόγο. Συνίσταται και σε αυτήν την περίπτωση, να πάρουμε ένα εφεδρικό αντίγραφο ασφαλείας πριν ξεκινήσουμε τη διαδικασία.

Σημειώστε ότι για να πραγματοποιηθεί μία νέα διακίνηση (τιμολόγηση), θα πρέπει η τρέχουσα ημερομηνία να βρίσκεται μέσα στα όρια της τρέχουσας χρήσης. Όσον αφορά τα ευρετήρια των κινήσεων πελατών ή προμηθευτών, δεν είναι απαραίτητο να εισέλθετε σε διαφορετική χρήση για να δείτε τα δεδομένα σας. Απλά στις αντίστοιχες φόρμες χρησιμοποιείστε τις ημερομηνίες που πρέπει ως φίλτρα αναζήτησης.

Η φόρμα της διαγραφής χρήσης είναι πανομοιότυπη με τη φόρμα της αλλαγής χρήσης. Καθώς πρόκειται να διαγράψετε ολοκληρωτικά τα δεδομένα μίας χρήσης, οπωσδήποτε φροντίστε να έχετε κάνει ένα εφεδρικό αντίγραφο ασφαλείας (backup) πριν ξεκινήσετε αυτήν τη διαδικασία, μέσω της επιλογής της κορδέλας, Βοηθητικά.

Δεν υπάρχει δυνατότητα επαναφοράς των δεδομένων σε περίπτωση που προχωρήσετε, βεβαιωθείτε ότι πράγματι επιθυμείτε τη διαγραφή μίας χρήσης.

Ένα σημείο το οποίο και θα πρέπει να προσέξετε, είναι ότι δεν μπορείτε να διαγράψετε την τρέχουσα χρήση. Όπως χαρακτηριστικά φαίνεται και στο παράδειγμα της εικόνας παραπάνω, η τρέχουσα χρήση είναι η "2017". Για να την διαγράψετε, θα πρέπει να ανοίξετε (εφόσον δεν έχετε ήδη ανοίξει), μία άλλη χρήση και κατόπιν να πραγματοποιήσετε αλλαγή χρήσης στη χρήση αυτή. Για παράδειγμα, αν η μόνη χρήση που έχουμε ανοίξει, είναι η "2017", θα πρέπει να ανοίξουμε άλλη μία (π.χ. "2018"), να μεταβούμε σε αυτήν μέσω της αλλαγής χρήσης και τελικά να επιστρέψουμε σε αυτήν την φόρμα για να διαγράψουμε τη χρήση "2017".